Es ist wichtig, dass die gesetzlichen Vorgaben von Beginn an auch als Freelancer beachtet und befolgt werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass späteren Problemen mit den ausgestellten Rechnungen entgegengewirkt werden kann. Grundsätzlich unterscheidet sich die Rechnungsausstellung eines Freiberuflers nicht von der anderer Selbstständiger.

Pflichtangaben und Fristen

Rechnungen unterliegen grundsätzlich einer gesetzlichen Frist zur Aufbewahrung. Diese bedeutet, dass ausgestellte Rechnungen für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt auch für Freiberufler. Um als Freiberufler eine vollständige und rechtskräftige Rechnung auszustellen, müssen folgende Angaben gemacht werden:

  • Name, Adresse und Steuernummer der Freiberuflerin bzw. des Freiberuflers
  • Fortlaufend nummerierte Rechnungsnummer
  • Bezeichnung der Leistungsart
  • Sofern zutreffend: Leistungsdauer in Stunden
  • Liefer- oder Leistungstermin
  • Honorar pro Stunde, Brutto-Honorar, Netto-Honorar, Steuersatz und Steuerbetrag
  • Zahlungsfrist bzw. Zahlungsziel
  • Name und Anschrift der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers
  • Datum und Unterschrift des Freiberuflers

Diese Bestandteile sollten in jedem Fall berücksichtigt werden. Fehlende Angaben auf der ausgestellten Rechnung berechtigen nämlich die Rechnungsempfängerin bzw. den Rechnungsempfänger dazu, diese nicht zu bezahlen. Es ist außerdem wichtig, dass eine Rechnung allerspätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung ausgestellt wird. Geschieht dies während dieser Zeit nicht, so ist die Forderung danach automatisch verjährt. Dies bedeutet, dass die Kundin bzw. der Kunde nicht mehr dazu verpflichtet ist, die Rechnung zu begleichen und man auf die Kulanz dieser hoffen muss.

Die rechtzeitige Ausstellung von Rechnungen ist aber nicht nur wichtig, um Einnahmen zu verzeichnen, sondern auch um gegenüber dem Finanzamt Einnahmen belegen zu können. Dafür ist die Form der Rechnungen wichtig und muss den Vorgaben, wie bereits oben angeführt, entsprechen. Grundsätzlich muss eine Rechnung nicht mit den Worten „Rechnung“ ausgestattet sein. Als Rechnung gilt vielmehr jedes Dokument bzw. jeder Beleg, mit dem eine Warenlieferung und/oder Leistung abgerechnet wird.

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Umsatzsteuer-Angabe auf der Rechnung

Die Angabe von Bruttobeträgen, die dahin enthaltene Umsatzsteuer und die Nettobeträge, sind überaus wichtig. Werden diese Bestandteile nicht oder nicht richtig angeführt, so kann der Fall eintreten, dass die Rechnungsempfängerin oder der Rechnungsempfänger eine Berichtigung der Rechnung fordern kann. Außerdem können Rechnungsempfänger in so einem Fall lediglich den Nettobetrag bezahlen.

Freiberufler Rechnung in elektronischer Form

Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung muss gegeben sein, weswegen man bei der Erstellung einer Rechnung in elektronischer Form besonders darauf achten, dass die Angaben, welche erforderlich sind, enthalten sind. Damit weniger oder keinerlei Fehler bei der Rechnungserstellung entstehen, gibt es zahlreiche Programme mit Vorlagen für diverse Branchen zur Fakturierung von Leistungen und Lieferungen.

Buchhaltungssoftware

Mit einem solchen Programm kann man nicht nur Rechnungen erstellen und anschließend ausdrucken oder versenden. Die erstellten Rechnungen werden im Anschluss im System gespeichert. So wird nicht nur das Aufbewahren von Rechnungen, sondern auch die Verfolgung von Zahlungen ermöglicht. Somit stellen diese Programme eine wichtige Grundlage für das Mahnwesen sowie die Buchhaltung.

Seit dem Jahre 2015 gelten Anforderungen der GoBD. Diese betreffen jede selbstständig tätige Person. Es ist wichtig, diese Regelungen einzuhalten, da bei der Nichteinhaltung hohe Strafen seitens des Finanzamts – auch rückwirkend – gelten. Ein Rechnungsprogramm zum Ausstellen von elektronischen Rechnungen kann auch hier Abhilfe schaffen, denn diese werden laufend aktualisiert und an die aktuell geltenden Regelungen und Standards angepasst. So passieren kaum Fehler und korrekte Rechnungen können ausgestellt werden. Durch viele automatisierte Vorgänge wird aber auch Zeit gespart – vor allem wenn eine hohe Anzahl an Rechnungen ausgestellt werden.



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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 27.07.2020, 10:29 Uhr