Zahlungsbestätigung - Anleitung und Vorlage

Ein Zahlungsnachweis kann schnell sehr wichtig sein, sowohl beruflich als auch privat. Grund hierfür ist, dass jeden Tag eine Unmenge an Bezahlvorgängen anfallen. Hinsichtlich Unternehmen bezahlen Kunden ausgestellte Rechnungen, das Unternehmen selbst muss wiederum Lieferantenunternehmen bezahlen. Hier kann schnell der Fall eintreten, dass Zahlungsvorgänge (Ein- und Ausgänge) schnell nicht mehr nachvollzogen werden kann. Das gilt es jedoch tunlichst zu vermeiden.

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Zahlungsbestätigung

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Zahlungsbestätigung vs. Zahlungsnachweis

Es muss zwischen einem Zahlungsnachweis und einer Zahlungsbestätigung unterschieden werden. Einen Zahlungsnachweis benötigt man beispielsweise gegenüber einem Händler oder einem Lieferanten, um nachweisen zu können, dass bestellte oder gelieferte Ware ordnungsgemäß bezahlt wurde.

Die Zahlungsbestätigung zeichnet sich hingegen dadurch aus, dass diese von dem Gläubiger ausgestellt wird, dass eine Zahlung auf seinem Konto eingegangen ist oder bar bezahlt wurde. Wird eine Zahlungsbestätigung ausgestellt, so wird der Kaufvorgang als abgeschlossen betrachtet. Ein Beispiel für eine Zahlungsbestätigung ist beispielsweise die Quittung oder ein Bon.

Arten von Zahlungsnachweisen (aus Sicht eines Unternehmens)

Als Unternehmen braucht man wie bereits erwähnt selbst oftmals eine Zahlungsbestätigung gegenüber Handelspartnern. Selbst stellt man Zahlungsbestätigungen an Kunden aus, die für diese wiederum einen sogenannten Zahlungsnachweis darstellen.

Im Nachfolgenden werden die gängigsten Arten von Zahlungsbestätigungen (die das Unternehmen an die Kunden als Zahlungsnachweis) ausstellt, beschrieben:

• Barzahlung: Im Zusammenhang mit Barzahlungen spielt vor allem der Kassenbon eine wichtige Rolle. Als Unternehmen gilt es die Regelungen im Zusammenhang mit Kassenbons zu beachten, denn dieser gilt nur bis zu einem Betrag von € 250,00 inkl. USt. als Kleinbetragsrechnung . Seit 2020 muss außerdem jedem Kunden ein Kassenbon ausgestellt werden.
• Bank-Überweisung: Wenn eine Zahlung mittels Banküberweisung vonstatten geht, so muss die Durchführung der Zahlung vonseiten der Bank bestätigt werden. Ein Einzahlungsbeleg alleine stellt noch keinen Zahlungsnachweis dar. Aber auch der Kontoauszug kann bei Banküberweisungen als Zahlungsnachweis fungieren. Die tatsächliche Überweisungsdurchführung, aber auch die Höhe des Betrages und der Auftraggeber-Name auf dem Kontoauszug muss ersichtlich sein. Nur dann ist ein Kontoauszug auch als gültiger Zahlungsnachweis anzusehen.
• Online-Banking: Die Umsatzliste, welche auch als Bankauszug in elektronischer Form bezeichnet wird, zählt im Zusammenhang mit dem Online-Banking als Zahlungsnachweis. Die bereits beschriebenen Daten, die auf einem Kontoauszug angeführt werden, müssen auch hier vorhanden sein, sodass auch wirklich ein Zahlungsnachweis vorliegt.
• Einzugsermächtigung: Ebenfalls gültig ist eine Einzugsermächtigung als Zahlungsnachweis. Ein Nachweis der durchgeführten Zahlung in Form eines Kontoauszuges ist jedoch vonnöten.
• Kartenzahlung ( Kredit , Debit, ...): Wenn mit einer Kreditkarte bezahlt wird, gibt es auch die Möglichkeit, einen gültigen Zahlungsnachweis zu haben. Die Kreditkartenabrechnung, die von der Kreditkartenfirma ausgestellt wird, stellt hierbei den Zahlungsnachweis dar. Wie auch beim Kontoauszug ist die Gültigkeit als Nachweis nur dann gegeben, wenn die Summe der Kartenabrechnung vom Konto tatsächlich abgebucht wurde.

Angaben auf einer Zahlungsbestätigung

Folgende Angaben sind auf einer Zahlungsbestätigung (z.B. in Form einer Quittung) in jedem Fall gemacht werden:

• Bezeichnung zum Ausweis als Zahlungsbestätigung oder -nachweis
• Fortlaufende Nummerierung
• Name und Anschrift der ausstellenden Person bzw. Unternehmen
• (Empfängername)
• Datum und Ort der Ausstellung
• Art der Produkte bzw. Dienstleistungen sowie Anzahl
• Bruttopreis
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Nettopreis