In diesem Ratgeber finden Sie alle Informationen und Fakten zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Unternehmer in Österreich. Dafür wird vor allem auf die Aufzeichnungspflicht, die für Betriebe besteht, eingegangen. Auch die Betriebseinnahmen und -Ausgaben spielen hier eine Rolle und werden ebenfalls detailliert behandelt.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Hier handelt es sich um eine Form der Buchführung für Unternehmen in Österreich. Bei dieser Form der Buchführung werden lediglich die Betriebseinnahmen und –ausgaben innerhalb eines Kalenderjahres erfasst. Erwähnenswert ist hier, dass es irrelevant ist, ob der Zu- beziehungsweise Abfluss an finanziellen Mitteln, über Bankkonten oder in bar erfolgt.

Als Betriebsausgabe sind jegliche Ausgaben für Grund und Gebäude zu verbuchen, die aus dem Betriebsvermögen ausgeschieden sind. Des Weiteren findet diese Regelung Anwendung, wenn es sich um Beteiligungen an Kapitalgesellschaften handelt, die über einen Einlagewert von 5000 € verfügen. Allerdings stellen die Herstellungs- und Anschaffungskosten von Objekten eine Ausnahme dar. Grundsätzlich sind Unternehmen in Österreich dazu verpflichtet, Aufzeichnungen der betrieblichen Vorfälle anzufertigen. Mehr dazu im folgenden Absatz.

Die Aufzeichnungspflicht

Die Aufzeichnungspflicht für Betriebe richtet sich danach, wie hoch der Umsatz von zwei direkt aufeinanderfolgenden Jahren ist. Wenn sich hier eine Summe von unter 700000 € ergibt, so hat der Betrieb oder die Person, die einer selbständigen Arbeit nachgeht, die Möglichkeit, die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu nutzen. Sollte diese Grenze jedoch überschritten werden, so ist das Unternehmen nach österreichischem Steuerrecht dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung zu führen. Die Pflicht, diese zu führen, beginnt ab dem zweiten Folgejahr.

Doppelte Buchführung

Sollten die Umsätze über 100000 € betragen, so ist die doppelte Buchführungspflicht bereits im nächsten Geschäftsjahr durchzuführen. Für Kapitalgesellschaften in Österreich gilt, dass diese keine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung durchführen dürfen. Für Personengesellschaften gilt dieselbe Regelung, außer, wenn es sich bei dem Gesellschafter um eine natürliche, haftende Person handelt und der Umsatz außerdem unter der Höchstgrenze von 700000 € liegt.

Zu erwähnen ist hier, dass die Unternehmen, die die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden, des Weiteren dazu verpflichtet sind, ein Wareneingangsbuch sowie ein Anlagenverzeichnis und unter Umständen Lohnkonten für die Beschäftigten führen müssen. Die bloße Erfassung der Betriebseinnahmen und –ausgaben reicht hier also nicht aus. Ebenso ist hier die Umsatzsteuer zu erfassen, jedoch ohne den täglichen Stand der Kassen abzugleichen. Die täglichen Bargeldbewegungen müssen hier nicht lückenlos erfasst werden. Die Erfassung der abzuschreibenden Güter aus dem Anlagevermögen entfällt. Für die Aufzeichnungen wird das Einnahmen-Ausgaben Journal genutzt, wobei hier die privaten Einlagen sowie auch die privaten Entnahmen nicht berücksichtigt werden.

Lückenlose Dokumentation der Bankeinnahmen und –Ausgaben

Im Gegensatz zu den Bargeldbewegungen, müssen die Bankeinnahmen und auch die –Ausgaben in lückenloser Weise dokumentiert beziehungsweise gesammelt werden. Auch Privat-Gelder werden hier zwingend dokumentiert. Dem Unternehmen stehen hier zwei Möglichkeiten beziehungsweise Varianten der Aufzeichnung zur Verfügung. Entweder die Aufzeichnung innerhalb des Journals oder die Sammlung sämtlicher Kontoauszüge.

Für Unternehmen empfiehlt es sich allerdings, beide Varianten der Aufzeichnung zu nutzen. Das liegt daran, dass im hinsichtlich der jährlich anzufertigen Einkommensteuererklärung die Einnahmen und Ausgaben sowieso in Kategorien unterteilt bei der zuständigen Behörde eingereicht werden müssen. Entscheidet sich das Unternehmen also dafür, ein Einnahmen-Ausgaben Journal zu führen, so ist es im Rahmen der Steuererklärung nicht notwendig, unnötige Mehrarbeit zu leisten.

Die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben

Grundsätzlich hat der österreichische Gesetzgeber alle Einnahmen aus dem Verkauf von Waren, Produkten und Dienstleistungen als Betriebseinnahme definiert. Dieser Geldzufluss ist stets steuerpflichtig. Neben diesen sind auch Einnahmen, die aus Zinsen oder Provisionen erzielt werden, als Betriebseinnahmen anzusehen und somit steuerpflichtig. Dasselbe gilt für Anzahlungen, die an das Unternehmen gezahlt werden sowie auch für den Zufluss von Geldern aus dem Verkauf von Anlagevermögen. Als Betriebseinnahmen sind auch private Sachentnahmen zu bewerten.

Als Betriebsausgaben sind alle Geldmittel definiert, die abgeflossen sind. Dazu zählen beispielsweise die Kosten für den Einkauf von Waren, Personalkosten, die Kommunalsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge. Auch Miet- und Energiekosten sowie die Abschreibungen und Kosten für Reparaturen fallen unter die Betriebsausgaben. Doch wie verhält es sich, wenn Ausgaben entstehen, die teils privater und teils betrieblicher Art sind?

Private und betrieblichen Ausgaben

Wenn es sich um Ausgaben handelt, die teils privater und teils betrieblicher Art sind, so ist hier zunächst der private Anteil auszurechnen und aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auszuschließen. Sprich der private Anteil wird hier nicht mit einbezogen. Handelt es sich um ein gewerbliches Unternehmen, so hat dieses ein Wareneingangsbuch zu führen. In diesem werden jegliche Wareneinkäufe in chronologischer Reihenfolge festgehalten und dokumentiert.

Hier spielt es keine Rolle, ob diese im Rahmen des Produktionsprozesses weiterverarbeitet werden oder direkt verkauft werden. Es gilt zu beachten, dass der Preis für den jeweiligen Einkauf samt Warenbezeichnung, Name und Adresse des Lieferanten aufgezeichnet werden und des Weiteren ein Querverweis auf den Beleg beinhalten muss. Für den Fall, dass das Unternehmen einen Dienstnehmer beschäftigt, so ist es Pflicht, Lohnkonten zu führen. In diesen wird außerdem genaue Auskunft über die persönlichen Daten desselben gegeben.

Zusammenfassung

Die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf von Unternehmen in Österreich dann durchgeführt werden, wenn der gesamte Umsatz von zwei direkt aufeinander folgenden unter der Obergrenze von 700000 € liegt. Wichtig ist, dass sämtliche Kontoauszüge, die die Bankeinnahmen und die Bankausgaben dokumentieren, gesammelt werden. Stets sollte ein Journal für die Aufzeichnung von Auszahlungen verwendet werden, um sich Mehrarbeit bei der Erstellung der jährlichen Steuererklärung zu sparen.