Ein- und Auszahlungen verwalten

Sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen spielen Ein- und Auszahlungen eine große Rolle. In den letzten Jahrzehnten entwickelte sich das computergestützte Finanzmanagement zu eigenem Wirtschaftszweig. Das Unternehmen kann seine Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zentral verwalten.

Im nächsten Schritt wird die Zahlung Teil des Prozesses. So hat der Buchhalter seine Erträge und Aufwendungen stets im Blick und kann sie so planmäßig steuern. Über das Umsatzsteuermodul reicht er seine Umsatzsteuererklärung online zeitnah ein. Am Jahresende übergibt er die Daten einfach an seinen Steuerberater, der für ihn den Jahresabschluss erstellt. Fertig.

Die Welt ist komplexer geworden. Auch für private Haushalte lohnt sich die Finanzsoftware. Mit einem Blick können sie alle Ein- und Ausgaben über die Rechnungsübersicht überwachen. Ob es sich um die Miete, die Abrechnung der Stadtwerke oder das Internet handelt, jeder Vorgang ist in die komplexe Finanzplanung eingebunden. Wer sein Budget wie ein erfolgreiches Unternehmen verwaltet, gerät nicht in die Schuldenfalle. Zum Jahresende wird die persönliche Einkommensteuererklärung über das Online-Banking und Elster zum Kinderspiel.

Funktionen

Der erste Blick fällt auf die Benutzerfreundlichkeit. Wie übersichtlich ist die Struktur des Menüs? Wie schnell lässt sich die gewünschte Funktion finden und nutzen? Welche Analysefunktionen gibt es?

Unternehmen eine Finanzsoftware, die vom Finanzamt zugelassen ist. Nur wenn diese vorliegt, darf die Finanzsoftware steuerrechtlich verbindlich eingesetzt werden. Dazu muss sie eine Elster-Schnittstelle enthalten, mit der die Steuererklärungen online direkt versandt werden können.

Privatanwender lieben Apps, die sich für die mobile Erfassungen eignen. Dazu kommt die Verwaltung von Giro-, Spar- und Bankkonten. Außerdem muss die Finanzsoftware multibankfähig sein. Doch um welche Funktionen geht es dabei? Der Kunde muss seine Konten einsehen, auswerten und ausdrucken können. Ferner benötigt er eine Möglichkeit, seine Zahlungen nach eigenen Wünschen zu terminieren.

Unternehmer und Freiberufler sind oft international tätig. Um ihre Geschäfte optimal zu kontrollieren, benötigen sie aktuelle Fremdwährungs- und Tagesgeldkonten. Dazu gehört eine umfangreiche Kreditkartenverwaltung. Diese sollten sich schnell und komfortabel anpassen lassen. Sobald der Kreditkartenanbieter die Konditionen ändert, werden diese schon ins Programm übertragen.

Zum Alltagsgeschäft einer Buchhaltung gehören die Debitoren- und Kreditorenkonten. Sie müssen mit allen Funktionen kombinierbar sein, um die umfangreichen Analysen und Auswertungen direkt ansprechen zu können.

Im Rahmen des Online-Banking arbeiten Unternehmen sowohl mit B2B als auch B2C-Kunden, die sich in einigen Punkten unterscheiden. Sobald die Buchungen auf den Bankenkonten abgeschlossen sind, müssen die entsprechenden Vorgänge automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.

Wird eine Software ausgeliefert so, gehört ein Handbuch dazu. Da sich mit den jeweiligen Releasewechseln auch die Funktionen und Menüs ändern, ist eine aktualisierte Online-Version wichtig. Einige Anbieter stellen einen umfangreichen Telefon- und Online-Support bereit, der ständig um einen FAQ-Bereich erweitert wird. In ihm finden die Anwender die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Jeden Monat wird eine Umsatzsteuererklärung abgegeben. Dazu kommen Datensätze, die an den Steuerberater oder die Bank weitergeleitet werden müssen. Für diese Aufgaben benötigt die Finanzsoftware eine Schnittstelle für den Export.

Um Zeit zu sparen, sind Online-Shops und Privatkunden, die online kaufen und verkaufen, auf die automatische Verwaltung ihrer PayPal-Konten angewiesen. Diese Funktion sollte ebenfalls im Lieferumfang enthalten sein.

Darum ist eine Finanzsoftware wichtig

Viele Bereiche des Lebens lassen sich ohne das Internet nicht mehr steuern. Dazu gehört auch die Finanzverwaltung. Seit einigen Jahren können Steuererklärungen nur noch online abgegeben werden. Diese Aufgabe lässt sich an die Finanzsoftware delegieren. Da nur noch auf Anfrage Belege einzureichen sind, ist diese Tätigkeit für das System bestens geeignet.

Außerdem werden viele Rechnungen und Belege auf elektronischen Weg versandt und zugestellt. Sie lassen sich komfortabel in die Finanzsoftware einbinden und im Anschluss auswerten.

Für wen ist die Software geeignet?

Private Nutzer benötigen eine benutzerfreundliche Finanzsoftware für ihre Haushaltsplanung und das Online-Banking, das in die meisten Programme integriert ist. Dabei ist der Umfang übersichtlich gehalten. Es wird jeweils nur ein Konto für das Girokonto, das Sparbuch und das Aktiendepot benötigt. In manchen Fällen ist auch die EC-Kartenzahlung schon automatisiert.

Notwendig ist die Finanzsoftware für Unternehmer. Sie führen ihre geschäftlichen Aktivitäten darüber aus. Sie ist Kernstück der Buchhaltung, an die sowohl die Fakturierung als auch die Vertriebs- und Fertigungssoftware angeschlossen sind. Sie erfasst alle Belege und kombiniert die Finanzbuchhaltung mit dem Zahlungsverkehr. Jeder Buchhalter schätzt deshalb Programme, die ihm alle nur möglichen Optionen bieten können. Eine erweiterte Einarbeitung in die umfangreichen Menüs und Bibliotheken ist für ihn deshalb obligatorisch.

Arten von Finanzsoftware

Es gibt Anwender, die entweder Linux oder auch Windows einsetzen. Alternativ hat die Softwareindustrie die Stärken der webbasierten Finanzsoftware erkannt. Bevor der Kauf in Erwägung gezogen wird, muss Basis geklärt werden.

Einige Programme können über das Internet gezielt angesprochen werden. Hier gibt es keine Software mehr, die installiert werden muss. Der Nutzer meldet sich an und darf das Programm für eine Lizenzgebühr nutzen. Diese kann sich dabei auf ein oder mehrere Geräte beziehen und läuft in Abhängigkeit zum Anbieter zwischen einem und mehreren Jahren. Die Nutzung ist somit nicht an die Systemsoftware des Computers gebunden, sondern wird über den Internetzugang aktiviert.

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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 02.06.2020, 11:18 Uhr