Im Rahmen der Rechnungslegung ist eine klassische Rechnung eine von drei möglichen Belegen, die einen Auftrag als gültiges Dokument verifizieren. Auf einer Rechnung ist ersichtlich, welche Dienstleistungen zu welchem Preis erbracht wurden. Außerdem beinhaltet die Rechnung weitere Informationen über die Umsatzsteuer oder andere eventuelle Zusatzkosten. Eigenbelege und Quittungen sind weitere mögliche Belege, welche unter dem Begriff Faktura zusammengefasst sind.

Wie bereits kurz angesprochen, bezeichnet die Fakturierung nicht nur die Rechnungsstellung an sich, sondern auch weitere Bereiche, wie etwa die Verbuchung eines Geschäftsfalls oder das Anlegen einer Gutschrift. Korrekterweise spricht der Begriff Fakturierung den gesamten Rechnungsprozess, nicht aber nur die Rechnung an sich an. Unter dem Rechnungsprozess versteht man die korrekte Ausstellung von Rechnungen unter der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie deren Verbuchung.

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Faktura und Rechnung

Eine Rechnung kann als Faktura bezeichnet werden, was jedoch nicht bedeutet, dass auch jede Faktura automatisch eine Rechnung ist. Daher sind die beiden Begriffe grundsätzlich auseinanderzuhalten.

Wenn man als Unternehmerin oder Unternehmen eine Rechnung an eine Kundin bzw. einen Kunden ausstellt, dann wird eine Leistung oder Produkte fakturiert. Die Rechnungslegung wird daher auch als Fakturierung bezeichnet. Die Rechnung (Faktura) stellt die Basis jedes Geschäftsfalles in der Buchhaltung dar.

Vor- und Nachfakturierung – Welche Unterschiede gibt es?

Zwei Begriffe, die im Zusammenhang mit der Faktura zutage treten, sind die Vorfakturierung und die Nachfakturierung. Nun stellt sich die Frage, was diese beiden Begriffe bedeuten und welche Unterschiede es zwischen den beiden Fakturierungsarten gibt. Bei der Fakturierung entscheidet man sich grundsätzlich dafür, ob diese vor oder nach der Erbringung einer Leistung geschieht.

Im Nachfolgenden werden beide Begriffe und deren Systematik näher erläutert:

Vorfakturierung: Man spricht von einer Vorfakturierung, wenn bereits vor einer Warenlieferung oder Leistungserbringung eine Forderung gestellt wird.

Beispiel: Ein Beispiel für die Vorfakturierung, welches vielen Menschen unbewusst schon einmal untergekommen ist, ist etwa die Vorauszahlung bei einem Onlineshop. Hierbei bestellt der Kunde bestimmte Produkte und bekommt infolgedessen eine Aufforderung zur Zahlung durch den Verkäufer. Wenn die offene Zahlung beim Verkäufer eingegangen ist, so wird die Ware an den Kunden gesendet.

Unter der Vorfakturierung versteht man im Allgemeinen, dass noch vor der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Leistungen eine Rechnung an die Kundin bzw. den Kunden ausgestellt wird. Hierfür ist vor allem bei Warenlieferung unabdinglich, einen ausreichend großen Warenbestand vorweisen zu können.

Nachfakturierung: Erst nachdem eine Leistung erbracht wird, wird eine Rechnung gestellt und das Geld vonseiten der Kundin bzw. des Kunden bezahlt.

Beispiel: Nehmen wir zur Verdeutlichung der Nachfakturierung an, dass ein Maler etwa die Wände eines Zimmers streicht und anschließend eine Rechnung an seinen Auftraggeber sendet. In weiterer Folge wird diese Rechnung von dem Kunden beglichen.

Bei der Nachfakturierung kommt es erst nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Waren zur Rechnungsausstellungen. Hierbei kann die Faktura der Lieferung beigelegt oder nach erfolgreicher Lieferung an den Kunden gesendet werden.

Rechnungslegungspflicht

Man ist als Unternehmer grundsätzlich dazu verpflichtet, nach Erbringung einer Leistung gegenüber einem anderen Unternehmen eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen. Gegenüber Privatpersonen besteht diese Pflicht der Rechnungslegung nicht. Es muss also keine Rechnung ausgestellt werden. Falls der Kunde die Rechnungslegung wünscht, kann dies auch getan werden.

Das Schreiben einer Faktura – Eine Anleitung

Der Gesetzgeber sieht für das Schreiben einer Faktura (Rechnung) genaue Vorgaben vor. Diese gilt es in aller Regel einzuhalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass man keinerlei Probleme mit den eigenen Kunden oder dem Finanzamt bekommt. Neben den Angaben, die verpflichtend sind, kann man sich gegenüber anderen Unternehmen abheben, wenn man gewisse Formulierungen verwendet, um eine Rechnung persönlicher oder netter zu gestalten.

Als Einstieg kann man sich bedanken, dass der Kunde die Dienstleistung des Unternehmens in Anspruch genommen oder dort Waren bestellt hat. So kann vermieden werden, dass „mit der Türe ins Haus gefallen wird“. Formulierung für einen gelungenen Einstieg könnten etwa wie folgt aussehen:

  • „Wenn Sie mit der Zusammenarbeit mit uns zufrieden waren, würde wir uns freuen, wenn Sie uns weiterempfehlen.“
  • „Wir bedanken uns für Ihren Auftrag. Gerne haben wir den Auftrag für Sie erledigt. „

Im Nachfolgenden werden Beispiel-Formulierungen, welche man für die Berechnung einer Leistung oder Lieferung verwenden kann, angeführt:

  • „Vielen Dank für Ihren Auftrag. Für Lieferungen und Leistungen berechnen wir folgendes: ...“
  • „Vielen Dank, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben. Auf Grund der Erledigung des Auftrags verrechnen wir: ...“
  • Für Material und Arbeiten stellen wir Ihnen Folgendes in Rechnung: ...“

Verpflichtende Angaben einer Faktura

Beim Ausstellen einer Faktura sind gewisse Pflichtangaben zu berücksichtigen und zwingend in die Rechnung zu schreiben. Diese sind notwendig, dass eine Faktura vom Finanzamt anerkannt wird.

Die Pflichtangaben umfassen:

  • Name und Anschrift (des Unternehmens)
  • Steuernummer oder UID-Nummer (Umsatzsteueridentifikationsnummer) des Unternehmens
  • Rechnungsausstellungsdatum
  • Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift (der Kundin bzw. des Kunden)
  • Art und Menge der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren
  • Leistungs- oder Lieferungszeitpunkt
  • Nettobetrag, Bruttobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
  • Verweis auf die Steuerbefreiung (sofern dies auf das Unternehmen zutrifft)

Bei der manuellen Erstellung von Rechnungen können sich immer wieder Fehler einschleichen. Dies kann unter Umständen zu Problemen führen, weswegen man Fehler grundsätzlich tunlichst vermeiden sollte. Eine erneute Kontrolle vor dem Versenden einer Faktura ist daher essentiell. Sofern sich trotz Genauigkeit und Kontrolle ein Fehler in die Rechnung einschleicht, so sollte man diesen zeitnah entdecken und sofort die Kundin bzw. den Kunden darüber informieren. Ist es in der Zwischenzeit noch nicht zur Zahlung gekommen, so kann die Rechnung mit einer eigenen Rechnungsnummer storniert und eine neue, nun korrekte Rechnung mit einer weiteren neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden. So wird die ursprüngliche Rechnung ungültig.

Die richtige Vergabe der Rechnungsnummer ist vor allem für eine lückenlose Buchhaltung wichtig und vor allem auch für die Belegung gegenüber dem Finanzamt. Daher ist beim Erstellen einer Faktura immer höchste Genauigkeit an den Tag zu legen. Alternativ kann eine Rechnungssoftware helfen. So können keine Fehler bezüglich der richtigen Nummerierung passieren. Außerdem haben viele Programme bereits automatisierte Checklisten, sodass anzugebende Informationen nicht fehlen.

Eigenbeleg

Verlorengegangene oder eventuell nicht ausgestellte Rechnungen und Quittungen werden durch einen Eigenbeleg ersetzt. Auch vonseiten des Finanzamts wird ein Eigenbeleg als gültiger Ersatz anerkannt. Für alle erfassten Einnahmen und Ausgaben und deren Buchung benötigt es hier einen eigenen Beleg. Ohne diesen werden Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt.

Folgende Bestandteile hat ein Eigenbeleg vorzuweisen:

  • Wie viel wurde bezahlt
  • Wofür wurde bezahlt
  • Wann wurde bezahlt
  • An wen wurde bezahlt

Außerdem sollte eine Angabe darüber gemacht werden, warum ein Eigenbeleg vorgelegt wird und warum die Originalrechnung nicht vorliegt. Grundsätzlich sollten alle Angaben, die auch auf der Originalrechnungen gemacht wurden, auf dem Eigenbeleg zu verzeichnen sein. Mit einer Unterschrift werden die Richtigkeit und Vollständigkeit der Rechnung bestätigt. Der Eigenbeleg dient hierbei jedoch nur als Notlösung und sollte auch nur dann verwendet werden, wenn die Originalrechnung nicht mehr vorhanden ist.

Quittung

Ein weiterer, bereits vorhin erwähnter Begriff, der im Zusammenhang mit der Faktura eine Rolle spielt, ist der der Quittung. Grundsätzlich versteht man unter einer Quittung eine Bestätigung des Empfangs einer Leistung oder einer Lieferung. In der Praxis ist es oft der Fall, dass dabei das Empfangen einer Geldleistung dokumentiert wird.

Vor allem im Zusammenhang mit Barzahlungen kommen Quittungen oftmals zum Einsatz. Dies ist so zu erklären, da eine Barzahlung nicht wie etwa eine Überweisung mit Hilfe eines Kontoauszuges bewiesen oder belegt werden kann. Daher kann eine Bestätigung mit Hilfe einer Quittung durchaus Sinn machen. Man hat so einen Zahlungsnachweis gegenüber dem Finanzamt und dem Gläubiger.

Quittungen haben grundsätzlich Mindestangaben zu verzeichnen. Die Anzahl der Pflichtangaben ist jedoch deutlich geringer als die bei Rechnungen. Im Nachfolgenden sind die Mindestangaben aufgelistet:

  • Datum der Ausstellung
  • Ort der Ausstellung
  • Name des Empfängers der Quittung
  • Art der Dienstleistung oder des Produkts und Menge
  • Steuersatz und -betrag
  • Bruttopreis in Zahlen und Worten

In der Umgangssprache werden Kassenbons auch oft als „Quittungen“ bezeichnet, wobei diese streng genommen zu den Kleinbetragsrechnungen zählen.

Skonto, Rabatte und andere Sonderfälle

Reklamationen, Retouren, Stornos oder Skonti können dazu führen, dass die gezahlte Summe nicht mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag übereinstimmt. Es ist grundsätzlich irrelevant, ob die beiden Summen aufgrund einer der oben genannten Fälle oder durch einen Irrtum oder Fehler nicht ident sind. Wichtig ist jedoch, dass Änderungen und Abweichung korrekt verbucht werden, sodass es im Zuge der Buchhaltung nicht zu Unstimmigkeiten oder Problemen kommt.

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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 31.07.2020, 14:16 Uhr