Damit das Instrument der GuV auch in der doppelten Buchhaltung angewandt werden kann, werden auf der linken Seite (Soll) die Aufwendungen verbucht, wohingegen auf der rechten Seite (Haben) sämtliche Einnahmen bzw. Erträge gebucht werden. Die Differenz zwischen der Soll- und Habenseite ergibt einen positiven oder negativen Wert, also einen Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Diese Differenz bezeichnet man im Fachjargon auch als Saldo. Dieser Saldo gibt Auskunft über den Unternehmenserfolg.

Es gibt keine gesetzlichen Bestimmungen, die die Form einer GuV regeln. Es gibt jedoch gewisse Grundsätze der Buchführung bezogen auf die Ordnungsmäßigkeit, die eingehalten werden sollten. Darunter kann man sich vorstellen, dass in einer GuV klar ersichtlich ist, was genau verbucht und ein übersichtlicher Aufbau eingehalten wird. Außerdem muss eine Gewinn- und Verlustrechnung vollständig sein.

Alle Unternehmensarten haben die Wahl zwischen der sogenannten Staffel- und Kontenform. Ausgenommen hiervon sind Kapitalgesellschaften, die zwingend die Staffelform anzuwenden haben. Dennoch habe alle Arten von Unternehmen ungeachtet der verwendeten Form die Möglichkeit zu wählen, ob zusätzlich das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren angewandt wird.

Möglichkeiten der GuV-Erstellung – Staffelform vs. Kontenform

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Entscheidet man sich für die Staffelform, so verwendet man hierfür Gruppierungen, die angelegt werden. Innerhalb dieser Gruppierungen werden einzelne Posten angeführt. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass sowohl Aufwendungen als auch Erträge innerhalb einer Gruppierung angeführt werden. Am Ende einer Gruppierung wird eine Zwischensumme gebildet, sodass auf einen Blick ersichtlich ist, wie die Ertragslage aussieht. Ebenso ist leichter nachvollziehbar, wie sich Gewinn oder Verlust entwickelt haben.

Wenn sich ein Unternehmen für die Verwendung der Kontenform entscheidet, so wird mit zwei Spalten gearbeitet: Die Sollspalte und die Habenspalte. Auf der linken Seite (Sollseite) werden alle Aufwendungen eingetragen, auf der rechten Seite (Habenseite) werden hingegen alle Erträge aufgelistet. Diese Form hat den Vorteil, dass die Übersicht deutlich besser als bei der Staffelform ist. Es kann leicht erkannt werden, wie hoch der gesamte Ertrag und die gesamten Aufwendungen sind.

Gesamtkostenverfahren vs. Umsatzkostenverfahren

Bei der Berechnung und Aufstellung der GuV kann zwischen zwei verschiedenen Berechnungsvarianten (Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren) unterschieden werden. Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Verfahren ist, dass sich all jene Bestandteile, die aufgenommen werden, unterscheiden. Aber auch hinsichtlich der Gliederung gibt es bestimmte Unterschiede.

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Wird das Gesamtkostenverfahren angewandt, so werden sämtliche Leistungen und Kosten in die Rechnung aufgenommen. Dabei werden auch noch nicht abzusetzende Leistungen in die Aufstellung aufgenommen. Das Ergebnis gleicht dem des Umsatzkostenverfahren, die Zwischensummen weichen voneinander ab. Es kommt außerdem zu einer Gruppierung der Aufwendungen und Erträge. Eine solche Gruppierung könnte bspw. „Personalaufwand“ heißen.

Beim Umsatzkostenverfahren werden Umsatzerlöse und Kosten für verkaufte Produkte gegenübergestellt. Alle anderen, üblichen Aufwendungen, z.B. für Personal, Vertrieb oder Verwaltung, werden nicht gesondert aufgelistet. Eine Gliederung dieser Kosten geschieht erst im Jahresabschluss, wie es im Handelsgesetzbuch vorgeschrieben ist.

Beispiel zur Veranschaulichung von Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren

Angenommen ein Unternehmen stellt innerhalb der Bilanzperiode 12.000 Sesseln und 6.000 Tische her. Pro Sessel fallen Produktions- und Materialkosten von € 5,00 und pro Tisch fallen Herstellungskosten iHv € 12,50 an. Für einen Sessel verlangt das Unternehmen beim Verkauf € 10,00, für einen Tisch € 25,00. Innerhalb der besagten Zeitperiode kann das Unternehmen 10.500 Sesseln und 5.800 Tische verkaufen, 1.500 Sesseln und 200 Tische werden folglich nicht verkauft und stellen den Restbestand dar. Das Unternehmen hat überdies Kosten für Personal von € 60.000,00, Abschreibungen iHv € 6.500,00 und betriebliche Aufwendungen von € 13.000,00. Die sonstigen Erträge belaufen sich auf € 8.000,00.

Nach dem Gesamtkostenverfahren würde die Rechnung wie folgt aussehen:

GuV Gewinn Verlust Rechnung Gesamtkosten - Finanz.at
GuV-Gesamtkostenverfahren

Um das Umsatzkostenverfahren an einem Beispiel darzustellen, wird das oben angeführte Beispiel verwendet. So stimmen die Produktions- und Verkaufszahlen, die Herstellungskosten und die Verkaufspreise sowie die sonstigen betrieblichen Erträge überein. Hinsichtlich der Kosten, die im Zusammenhang mit der Produktion der Sessel und Tische stehen, wurden Verwaltungskosten von € 18.000,00, Vertriebskosten iHV € 13.000,00 und sonstige betriebliche Aufwendungen von € 48.500,00 verzeichnet.

Die Rechnung nach dem Umsatzkostenverfahren hat dann folgendes Bild:

GuV Gewinn Verlust Rechnung Umsatzkosten - Finanz.at
GuV-Umsatzkostenverfahren

Wie man sieht, gleichen sich die Ergebnisse, nur die Berechnungsvariante unterscheidet sich.

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Daniel Herndler
Chef-Redakteur, Ressort-Leiter Steuern und Finanzen
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Stand: 29.06.2021, 09:52 Uhr