Grundsätzlich muss eine Rechnung eine Vielzahl an verschiedenen Angaben wie beispielsweise die Anschrift des Rechnungsempfängers, die Steuernummer oder die Rechnungsnummer enthalten. Nur wenn diese Regelungen der Elemente einer Rechnung berücksichtigt werden, ist eine Rechnung auch korrekt ausgestellt worden.

Damit Unternehmen es leichter haben, gibt es eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Diese kann dann zur Anwendung kommen, wenn eine Kundin bzw. ein Kunde etwas unter 400 Euro gekauft hat. Damit spart sich das Unternehmen viel Zeit – denn eine Kleinbetragsrechnung muss nicht zwingend die Angaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung.

Jeder Person ist eine sogenannte Kleinbetragsrechnung mit Sicherheit schon begegnet. Es wäre in der Praxis nicht ökonomisch, jeder Person, die nur eine Kleinigkeit erwirbt, eine herkömmliche Rechnung mit allen darin enthaltenen Elementen auszustellen. Für „Kleinigkeiten“, welche einen Betrag von 400 Euro nicht überschreiten, gibt es dafür die Kleinbetragsrechnung. So bekommt man für den Kauf eines Kaugummis nicht dieselbe Art Rechnung wie etwa beim Kauf eines Autos.

Auf Wunsch kann vonseiten der Kundin bzw. des Kunden die Ausstellung einer Ausgangsrechnung anstatt einer Kleinbetragsrechnung gefordert werden.

Elemente und Aufbau einer Kleinbetragsrechnung

Es gibt jedoch auch bei der Kleinbetragsrechnung Elemente, die enthalten sein müssen. Diese sind von ihrer Anzahl und hinsichtlich der Organisation deutlich leichter zu erlangen. Folgende Angaben sind bei einer Kleinbetragsrechnung zu machen und unbedingt auf dieser anzuführen:

  • Unternehmensname inkl. Anschrift
  • Genaue Bezeichnung der Lieferung
  • Bruttopreis und Angabe des Umsatzsteuer satzes

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Für wen eignet sich das Ausstellen von Kleinbetragsrechnungen?

Vor allem für all jene, die sich selbstständig machen, aber auch für Personen, die sich neben ihrer normalen beruflichen Tätigkeit etwas dazuverdienen möchten und deren Verkäufe unter 400 Euro betragen, eignet sich die Möglichkeit der Ausstellung einer Kleinbetragsrechnung. Damit wird Zeit mit den Angaben, welche auf einer herkömmlichen Rechnung vermerkt werden müssen, gespart. Der Empfänger der Kleinbetragsrechnung muss etwa nicht erwähnt werden. Damit hat vor allem für Unternehmen oder Selbstständige, die betragsmäßig nur kleine Rechnungen ausstellen, viele Vorteile. Auch die Buchhaltung wird beim Ausstellen von Kleinbetragsrechnungen vereinfacht.

Genauigkeit macht sich bezahlt

Trotz der vereinfachten Angaben, die im Zuge einer Kleinbetragsrechnung zu machen sind, sollte beachtet werden, dass diese absolut richtig ausgestellt wird. Die Angaben, die zu machen sind, sollten auch gemacht werden und der Richtigkeit entsprechen. Fehlen Angaben oder sind diese nicht korrekt, so kann es oftmals auch sein, dass der Verdacht der versuchten Steuerhinterziehung im Raum steht.

Diese Art der Rechnungslegung wurde zur Vermeidung von unnötigen Arbeiten eingeführt. So wird es einem Unternehmen oder Selbstständigen möglich gemacht, einen Vorsteuerabzug vorzunehmen, während nur minimale Angaben gemacht werden müssen.

Beispiel:

In einem Einzelhandelsgeschäft, z.B. einem Lebensmittelgeschäft, wäre es nicht zumutbar, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeder Kundin und jedem Kunden eine herkömmliche Rechnung schreiben, wenn diese Lebensmittel einkaufen. Hier reicht eine Kleinbetragsrechnung in Form eines Kassenbons aus. Dieser enthält den Namen des Unternehmens und die Adresse, die genaue Lieferungsbezeichnung (in dem Fall die verschiedenen Lebensmittel) sowie den Bruttopreis und die Angabe des Steuersatzes.

Das Unternehmen braucht keinerlei Angaben außer diese auf der Kleinbetragsrechnung und kann die Kopien der Belege an den Steuerberater senden und dem Finanzamt vorlegen.

Aufgrund dessen, dass das Ausstellen einer Kleinbetragsrechnung deutlich einfacher ist, als das einer herkömmlichen Ausgangsrechnung, sollten bzw. dürfen keine fehlerhaften Angaben, wie beispielsweise eine falsche Unternehmensadresse oder das Fehlen des Steuersatzes, gemacht werden.

Übersteigt der Betrag 400 Euro, so gelten strengere Maßnahmen. Die Angaben sind zahlenmäßig mehr und auch genauer zu machen. Diese Elemente sind etwa die genaue und vollständige Firmennamen-Angabe, eine fortlaufende Rechnungsnummer usw. (siehe Artikel Ausgangsrechnung).

Werden Angaben nicht genau angegeben – egal ob bei einer Kleinbetragsrechnung, einer Sammelrechnung, Abschlagsrechnung oder einer Ausgangsrechnung – kann es sein, dass man nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt ist und dies gilt es grundsätzlich auf einer ökonomischen und unternehmerischen Sichtweise tunlichst zu vermeiden.



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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 30.07.2020, 12:44 Uhr