Angebot schreiben - Anleitung, Tipps und Vorlagen

Ein Unternehmen benötigt, um Geld verdienen zu können, Aufträge. Kundenanfragen können mit einem Angebot beantwortet werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, mithilfe von Angeboten zu versuchen, Kunden zu gewinnen. Wird ein schriftliches Angebotsschreiben erstellt, so gilt es bestimmte Mindestanforderungen zu berücksichtigen, da ein solches die Grundlage für spätere Kundenbeziehungen darstellt. Die Entscheidung für einen Auftrag ist oftmals von dem Preis abhängig. Aber auch dem Preis-Leistungs-Verhältnis kommt eine große Bedeutung zu.

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Bestandteile und Gliederung eines Angebotes

Es gibt gewisse Bestandteile, die in einem Angebot enthalten sein sollten bzw. müssen. Diese sind im Nachfolgenden angeführt:

• Präzise Bezeichnung des Angebotsgegenstandes: Die Waren bzw. Dienstleistungen, um die es in dem Angebot geht, sollten so genau wie möglich, angeführt und bezeichnet werden. So können Missverständnisse vermieden werden. Wenn es sich bei dem Dokument und ein zeitlich befristetes Angebot handelt, so sollte dies ebenso entsprechend vermerkt sein.
• Menge und Preis sowie Dauer der Leistungen: Es ist oftmals nicht möglich, eine exakte Prognose über die Herstellungskosten oder die tatsächliche Arbeitszeit abzugeben. Hier kann helfen, einen Stundensatz im Zuge eines Angebotes zu vereinbaren. Im Zusammenhang mit diesem Punkt eines Angebotes besteht auch die Möglichkeit, den Kunden über etwaige Vergünstigungen in Form eines Preisnachlasses oder Rabattes zu informieren. Dasselbe gilt jedoch auch für mögliche Zusatzkosten, die entstehen können.
• Ausweisen der Steuer: Bei Preisangaben ist zu beachten, dass angegeben wird, ob es sich bei den veranschlagten Preisen um Brutto- oder Nettopreise handelt, also ob die Summen inklusive oder exklusive MwSt. angegeben wurden. Hier kann ebenso die Angabe des angewandten Steuersatz es dazu beitragen, dass Missverständnisse von Beginn an vermieden werden.
• Liefer- und Produktionszeit: Es ist auch wichtig, im Zuge der Angebotslegung bekannt zu geben, wie viel Zeit die Herstellung bzw. Auslieferung der Waren oder Leistungen in Anspruch nehmen wird. Falls eine genaue Einschätzung aufgrund verschiedener Tatsachen nicht möglich sein sollte, so kann das Gespräch mit dem Kunden gesucht und gemeinsam an einer Lösung gearbeitet werden. Eine Möglichkeit, die hierbei in der Praxis durchaus öfters zur Anwendung kommt, ist die Angabe eines gewissen Zeitraumes, innerhalb dessen es zur Lieferung oder Leitungserbringung kommen wird.
• Kosten der Verpackung und Lieferung: Die Kosten, die im Zuge der Verpackung und dem Versand von Waren entstehen, sollten auf einem Angebot ebenso entsprechend angeführt werden. Außerdem wird hierbei auch die Art des Versandes genannt.
• Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen, die im Zuge der Lieferung oder Leistung gelten sollen, sind ebenso auf einem Angebot festzuhalten. Bei längeren oder größeren Projekten ist auch eine Zahlung auf mehrere Etappen möglich.
• Spesen: Wenn im Zuge einer Dienstleistungserbringung oder Warenlieferung Kosten im Zusammenhang mit der Fahrt zu dem Kunden, einer etwaigen notwendigen Übernachtung oder Verpflegung aufkommen, so müssen diese im Vorfeld ebenso in einem Angebot angesprochen werden.
• Hinweise auf die geltenden AGB und Gerichtsstand: Wenn man als Unternehmen AGBs hat, so sollten diese ebenso auf dem Angebot angeführt werden. Dies geschieht in der Regel als Anhang zu dem Angebotsschreiben. Gibt es Teile in den ABGs, die für den Kunden von großer Bedeutung sind, so empfiehlt es sich, diese Teile gesondert direkt im Angebot anzuführen. Ferner wird der Gerichtsstand angegeben. Dies ist für etwaige juristische Streitigkeiten zwischen dem Unternehmen und dem Waren- oder Leistungsempfänger von Wichtigkeit.
• Hinweis auf das Vorgehen bei beschädigten Waren oder Störungen bei der Lieferung: Es kann die Situation eintreten, dass auch ohne Eigenverschulden die Ware beschädigt wird oder es im Zuge der Lieferung zu Problemen kommt. Hier gilt es eine Vorgehensweise mittels Klauseln im Angebot anzugeben. Mit diesen Klauseln müssen beide Parteien einverstanden sein.
• Hinweis auf Nutzungsrecht, Erfüllungsort und Eigentumsvorbehalt: Es ist vorteilhaft, im Zuge eines Angebotsschreibens klar zu vermitteln, wo die Erfüllung eines Auftrages vonstattengehen wird. Außerdem soll genau definiert werden, zu welchem Zeitpunkt die Ware oder Leistung in den Besitz des Auftraggebers geht (bspw. bei vollständiger Zahlung).