Es ist grundsätzlich der Unternehmerin bzw. dem Unternehmer selbst überlassen, wie die Rechnungsnummer gestaltet wird. Vorgegeben ist hingegen, dass für die Verrechnung von Lieferungen und Leistungen eine fortlaufende Kennung in Form einer Rechnungsnummer zu vergeben ist. Wichtig ist auch die Einmaligkeit einer Rechnungsnummer. Bei mehrfacher Vergabe kann das Finanzamt Mehrfachumsätze annehmen. Dies würde dazu führen, dass der Umsatz auf dem Papier steigen würde, was wiederum eine Steuernachzahlung mit sich bringen kann. Auch strafrechtliche Konsequenzen könnte dies im schlimmsten Falle haben.

Der grundlegende und eigentliche Zweck der Vergabe einer fortlaufenden, einmaligen Rechnungsnummer ist in der Tat für das Finanzamt ein zentrales Kriterium. Nur so kann die ordnungsgemäße Erstellung und Ausstellung einer Ausgangsrechnung belegt werden. Wichtig ist – wie bereits erwähnt – die eindeutige Zuordenbarkeit, vor allem im Hinblick auf das Führen einer ordentlichen Buchhaltung. Die Ordnungsmäßigkeit ist nicht für den Rechnungssteller auf Grund der Umsatzsteuerabfuhr, sondern auch für den Rechnungsempfänger für die Geltendmachung der Umsatzsteuer als Vorsteuer wichtig.

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Rechtliche Vorgaben

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen beinhalten muss und welche einmalig vergeben wird, mit der die Rechnung eindeutig identifizierbar ist.

Gestaltung der Rechnungsnummer

So sollten Rechnungsnummer aufgebaut sein:

Fortlaufende Nummerierung von Rechnungen

Eine einfache fortlaufende Nummerierung der Rechnungsnummer ist tatsächlich die einfachste Methode, die Regelungen zu den Rechnungsnummern einzuhalten. Hierbei kann bei der Ziffer 1 begonnen werden, aber grundsätzlich auch bei einer anderen Ziffer.

Beispiel: 1, 2, 3,... oder 40, 41, 42,... oder 555, 556, 557,...

Endet ein Jahr, ist es nicht zulässig, wieder bei derselben Ziffer zu beginnen, da Rechnungen nur einmal mit derselben Rechnungsnummer ausgestellt werden dürfen. Die fortlaufende Charakteristik muss also auch über die Jahre hinweg beibehalten werden.

Zeitliche Komponenten integrieren

Es ist natürlich zulässig und oftmals auch sinnvoll, eine zeitliche Komponente in Form einer Datumskomponente in die Rechnungsnummer miteinfließen zu lassen.

Beispiel: Wenn eine Rechnung beispielsweise im Jahr 2020 ausgestellt wird, so kann dies auch in die Rechnungsnummer integriert werden. Die Rechnungsnummer könnte dann etwa so lauten: „2020001“, „20001“ oder „2020/001“. Im darauffolgenden Jahr kann dann die Jahreszahl abgeändert werden und die Ziffern danach beginnen wieder mit der Ziffer 1. In diesem Falle wäre die Einmaligkeit nicht beeinträchtigt. Aber auch das Monat oder das genaue Datum, zu dem die Rechnung erstellt wird, kann in die Rechnungsnummer einfließen. Die erste Rechnung im Mai 2020 könnte dann beispielsweise „20/05-001“ lauten. Eine Rechnung, die am 03. Mai 2020 ausgestellt wird, könnte die Rechnungsnummer „20/05/03-001“ haben.

Organisatorische Komponenten integrieren

In einer Rechnungsnummer können auch andere Informationen durch die Verwendung von organisatorischen Komponenten integriert werden. Bestimmte Zahlencodes oder Buchstaben können Schlüsse über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Team, die Stadt, das Bundesland und Land oder über den Vertriebskanal ziehen.

Beispiel: Nehmen wir an, dass eine Rechnung für den Wiener Standort eines Unternehmens ausgestellt wird. Die Leistung wurde vom Team 1 erledigt. So könnte eine Rechnungsnummer möglicherweise wie folgt aussehen: „W-T1-2020-001“ (W für Wien, T1 für Team 1, Jahr, eigentliche Nummerierung).

Möglichkeiten der Rechnungsnummernvergabe

Es gibt grundsätzlich möglich, eine fortlaufende Rechnungsnummer manuell oder mithilfe einer Rechnungssoftware erstellen. Wenn die Nummerierungen nicht allzu komplex sind, dann kann man auf die manuelle Nummernvergabe zurückgreifen. Wenn jedoch eine Vielzahl an Rechnungen mit komplexen Nummernkreisen ausgestellt werden, dann sollte man auf ein Programm, welches hierfür ausgelegt ist, zurückgreifen.

Stornos und Gutschriften – Braucht man hier auch Rechnungsnummern?

Gutschriften und Stornos müssen ebenso wie Rechnungen an sich, gewisse Angaben enthalten. Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer ist dazu verpflichtet, die Stornos oder Gutschriften gemäß den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes anzulegen und beispielsweise bei einer Storno-Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung zu verweisen. Aber auch eine Gutschrift stellt eine Art Abrechnungsgutschrift dar und ist mit einer einmaligen Rechnungsnummer zu versehen.

Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?

Wenn man selbst als Unternehmer bei einem anderen Unternehmen Ware bestellt oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt und dafür in weiterer Folge eine Rechnung ohne entsprechende Rechnungsnummer zugesandt bekommt, dann kann man unter Umständen bzw. ziemlich sicher keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Dieser wird nur mit Rechnungsnummer vonseiten des Finanzamts erlaubt. Die richtige Vorgehensweise in einem solchen Fall wäre etwa, die Zahlung an das Unternehmen noch nicht zu tätigen und die Richtigstellung der Rechnung einfordern.

Muss man eine Nummerierung von Eingangsrechnungen vornehmen?

Eingangsrechnungen sollten bereits mit einer Nummer versehen bei jemanden einlangen, denn für die korrekte Nummerierung von Eingangsrechnungen ist das Unternehmen, das die Rechnung ausstellt, verantwortlich.

Belegnummer vs. Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer muss nicht zwingend die Belegnummer sein. Dies ist deswegen der Fall, weil ein Beleg nicht nur eine Rechnung, sondern auch ein Angebot oder ein Lieferschein sein kann.

Abkürzung von Rechnungsnummern

Gängige Abkürzungen im Zusammenhang mit Rechnungsnummern und Rechnungen an sich sind etwa:

  • RG oder Rg. (für „Rechnung“)
  • Rg.-Nr. oder R.-Nr. (für „Rechnungsnummer“)
  • Abr.-Nr. (für Abrechnungsnummer)
  • GS (für Gutschrift)

Doppelte Vergabe von Rechnungsnummern

Der schlimmste Fall, der eintreten kann, ist die doppelte Vergabe von Rechnungsnummern, was unter allen Umständen vermieden werden sollte. Dies kann nämlich schwerwiegende Folgen haben. Je eher es einem selbst auffällt, dass eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wurde, desto schneller kann man den Rechnungsempfänger über das Versehen informieren und eine Stornorechnung erstellen und im Anschluss eine neue Rechnung mit der korrekten Rechnungsnummer ausstellen.



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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 31.07.2020, 14:17 Uhr