Rechnungsprogramme im Vergleich 2024

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Anbietern für Buchhaltungs- und Rechnungssoftware im Internet. Das beste Rechnungsprogramm zeichnet sich dabei nicht nur durch einen günstigen Preis, sondern auch den Funktionsumfang aus. Der Vergleich der besten Anbieter zeigt, welches Programm für die jeweiligen Bedürfnisse in Frage kommt.

Rechnungsvorlagen

Entscheidend bei einem guten Rechnungsprogramm ist die Erfüllung der in Österreich geltenden Rechnungspflichten und -Vorgaben, um korrekte Rechnungen ausstellen zu können. Für die korrekte Darstellung der notwendigen Rechnungsangaben hat der Anbieter der Software zu sorgen. Nur so kann sichergestellt sein, dass der Nutzer für seine Kunden richtige Dokumente erstellt und versendet.

In der Regel bieten professionelle Software-Produkte ihren Nutzern eine Auswahl an Vorlagen, die den geltenden Pflichten und Vorschriften entsprechen.

Formvorschriften

Zu den verpflichtenden Rechnungsangaben beziehungsweise den Formvorschriften zählen in Österreich:

• Der Name und die Anschrift des Unternehmens, das die Leistung oder Lieferung erbringt
• Der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers
• Die Menge und Bezeichnung aller Gegenstände der Lieferung / Umfang der verrechneten Leistungen
• Das Datum oder der Zeitraum der Lieferung (Lieferdatum)
• Der Netto- und Bruttobetrag der Rechnung (Summe), sowie die darin enthaltene Umsatzsteuer inkl. Steuersatz
• Das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
• Eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Umsatzsteueridentifikationsnummer ( UID-Nummer ) des Rechnungsstellers und unter bestimmten Voraussetzungen des Empfängers

Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen

Falls man als Unternehmen oder Selbstständiger international tätig ist und Rechnungen an im Ausland ansässige Kunden ausgestellt werden, kommen dabei bestimmte steuerliche Regelungen zum Einsatz. Darunter fällt die „Umkehr der Steuerschuld an den Leistungsempfänger“ (Reverse-Charge-Verfahren). Die Möglichkeit zur korrekten Anwendung von „Reverse Charge“ und dessen korrekter Ausweisung auf der Rechnung sollte die Software in diesem Fall unbedingt zur Verfügung stellen.

Für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen muss der entsprechende Zusatz ebenfalls auf den Rechnungen enthalten sein.

Englische Rechnungsvorlage

Neben den deutschen Dokumentenvorlagen bieten viele Programme zugleich auch englische Rechnungsvorlagen an, um internationalen Kunden Rechnungen in für sie lesbarer Sprache zu senden. Dabei werden die notwendigen Angaben und Bezeichnungen übersetzt.

Nicht alle Anbieter ermöglichen es jedoch auch die Währung der verrechneten Positionen zu ändern (etwa US-Dollar statt Euro).

Individuelle Designs

Um die Gestaltung und das Design der eigenen Rechnung von einem „Standard-Dokument“ abzuheben und einen einzigartigen Eindruck beim Kunden zu hinterlassen, ermöglichen gute Software-Produkte auch die Individualisierung mit einem speziellen Editor an. In der Regel werden die Rechnungen als PDF-Datei erzeugt. Neben den Pflichtangaben des Rechnungsstellers und dem Upload des eigenen Logos gibt es hier oftmals weitere Gestaltungsmöglichkeiten, wie das Ändern der Farben, der Schriftart oder -Größe.

Rechnungsversand

Einen E-Mail-Versand der Rechnung bietet im Grunde jedes gute Programm nach Erstellen des Dokuments an. Dazu werden idealerweise die eigenen E-Mail-Einstellungen (Server, SMTP, IMAP, POP3) verwendet, damit die Nachricht von der Adresse des Nutzers selbst an den Kunden gesendet wird.

Der Rechnungsversand vereinfacht die Kommunikation mit den Kunden des Unternehmens und beschleunigt dadurch die Arbeitsabläufe.

Für wen ist welche Software geeignet?

Nicht jede Rechnungssoftware ist für jede Unternehmensform oder jeden Selbstständigen gleichermaßen gut geeignet. Der notwendige Funktionsumfang der Software hängt dabei stark von den Anforderungen und Voraussetzungen des Unternehmens ab. Ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung wird beispielsweise nicht dieselben Anforderungen aufweisen, wie eine GmbH mit 20 Mitarbeitern.

Kleinunternehmer, Einzelunternehmen oder GmbH?

Für Kleinunternehmer ist etwa das korrekte Erstellen von Rechnungen inklusive Ausweisung der Kleinunternehmerregelung notwendig, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung benötigt hingegen zusätzlich zu den Grundfunktionen auch weitere Funktionen zur Personalverrechnung.

Daher ist es wichtig, dass man die Funktionen des Rechnungsprogramms und den für sich passenden Tarif anhand der zutreffenden Anforderungen abgleicht und sich erst dann für das passende Angebot entscheidet.

Wichtig bei der Auswahl des Anbieters ist auch dessen Herkunftsland beziehungsweise Ausrichtung. Ein deutsches Programm, dass sich steuerrechtlich vor allem auf Deutschland fokussiert, ist für einen österreichischen Unternehmer nicht immer die beste Wahl. Hier kann es vorkommen, dass steuerliche Berechnungen, Regelungen oder Paragrafen auf Deutschland und nicht auf Österreich zugeschnitten sind, wodurch sie unbrauchbar werden können.

Cloud-Service

Die meisten Anbieter sind auf Cloud-basierte Services spezialisiert und über das Internet jederzeit abrufbar. Dabei kann die Software von allen Endgeräten (Desktop, Mobile, Tablet) gleichermaßen bedient werden. In manchen Fällen wird für die Nutzung über das Smartphone auch eine entsprechende App bereitgestellt.

Der Vorteil der Nutzung über das Internet beziehungsweise die Online-Plattform ist, dass keine Updates notwendig sind und der Anbieter für die Sicherheit und Aufbewahrung der Daten und Belege sorgt. Ein Download auf das Notebook oder den PC sind somit nicht notwendig. Die gespeicherten und hochgeladenen Daten werden auf den Servern des Anbieters gespeichert. Somit wird dem Nutzer auf das Aufbewahren der Belege auf einer eigenen Festplatte oder gar das Ausdrucken und Abheften der Rechnungen erspart.

Belege erfassen und aufbewahren

So gut wie alle der beliebtesten Rechnungsprogramme bieten neben dem Erstellen von Rechnungen, Angeboten und Co. auch das Hochladen und Erfassen von Belegen an. Dazu zählen etwa sonstige Einnahmen oder Ausgaben des Unternehmens oder Selbstständigen. Diese Belege und Daten können innerhalb der Software kategorisiert und abgespeichert werden. Sie sind für etwaige Zusatzfunktionen, wie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen, die GuV-Rechnungen (Gewinn- und Verlust), Steuer-Berechnungen (etwa die UVA oder Einkommensteuer) notwendig.

Durch das Erfassen der Belege über eine Software wird nicht nur viel Zeit gespart, sondern die Daten sind auf dem Server des Anbieters zudem sicher verwahrt und können via Export oder Schnittstelle direkt mit dem Steuerberater oder Finanzamt geteilt werden.

Schnittstellen

Für Rechnungsprogramme in Österreich werden – ebenso, wie für größere Buchhaltungsprogramme – diverse Schnittstellen zur Verfügung gestellt, die das Arbeiten deutlich erleichtern und den Zeitaufwand für die Buchhaltung spürbar reduzieren können.

DATEV-Schnittstelle

Eine DATEV-Schnittstelle erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Klienten und Steuerberater. Die Daten der Buchhaltung können über das Programm direkt in die Software der Steuerberatungskanzlei gespielt werden. Das erspart viel Zeit und letztlich auch Geld.

BMD-Schnittstelle

Eine BMD-Schnittstelle ermöglicht die Kommunikation und Weitergabe der im Rechnungsprogramm erfassten Daten an die BMD Business Software.

FinanzOnline-Anbindung

Durch eine Schnittstelle beziehungsweise Anbindung zu FinanzOnline können die Daten für die UVA (Umsatzsteuervoranmeldung) direkt an das Programm des BMF in Österreich gesendet werden.

Nicht alle Programme bieten dieselben Schnittstellen an, was vor allem mit deren Wartung und Konfiguration zu tun hat.

Online-Banking

Neben den Schnittstellen zur Steuerberatungssoftware, bieten viele Rechnungsprogramme auch Schnittstellen zu den Online-Banking-Accounts ihrer Nutzer an. Damit wird der automatische Datenabgleich zwischen der Rechnungssoftware und dem Bankkonto ermöglicht. Beim Speichern der Zahlung wird der Rechnungsbeleg einer Buchung auf dem Konto zugewiesen. Das Erfassen von Zahlungen für die ausgestellten Rechnungen kann über diese Schnittstellen deutlich vereinfacht werden.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Rechnungsprogramme

Die meisten Rechnungsprogramme bieten ihren Nutzern eine kostenlose und eine kostenpflichtige Version. Bei kostenpflichtigen Angeboten wird in der Regel ein zeitlich begrenzter Testzeitraum zur Verfügung gestellt, in dem man die Funktionen der Software zunächst für die eigenen Bedürfnisse testen kann.

Bei kostenlosen Programmen ist jedoch in der Regel der Leistungs- und Funktionsumfang beschränkt, sodass nicht alle Funktionen bereitgestellt werden. Zudem kann die Anzahl der erstellbaren Rechnungen limitiert sein. So wird über kurz oder lang bei so gut wie jedem professionellen Rechnungsprogramm eine bezahlte Pro-Mitgliedschaft notwendig sein.

Preise und Kosten

Die Kosten für professionelle Rechnungsprogramme sind unterschiedlich, bewegen sich jedoch in Österreich durchschnittlich im hohen einstelligen bis niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Konkret heißt das, dass bei kostenpflichtigen Abos monatlich mit Preisen von 4,90 bis 15,90 Euro zu rechnen ist. Upgrades auf Zusatzfunktionen zur Buchhaltung sind dabei nicht eingerechnet.