Grundsätzlich gelten besondere Anforderungen im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen, da diese auch als Grundlage für das Mahnwesen diesen. Nur wenn bestimmte Angaben enthalten sind, ist eine Ausgangsrechnung auch rechtskräftig.

Ferner stellen Ausgangsrechnungen einen Bestandteil der Buchhaltung eines Unternehmens oder Selbstständigen dar. Diese werden nämlich im sogenannten Rechnungsausgangsjournal erfasst. Mit der Ausgangsrechnung wird vonseiten des Unternehmens eine Forderung gestellt. In weiterer Folge begleicht die Kundin bzw. der Kunde diese Forderung, indem die Ausgangsrechnung bezahlt wird.

Besondere Variante der Ausgangsrechnung in Form einer Abschlagsrechnung

Eine besondere Form der Ausgangsrechnung ist die sogenannte Abschlagsrechnung. Diese kommt vor allem bei großen Projekten zur Anwendung. Betrachtet man beispielsweise ein Bauunternehmen, so werden oftmals Abschlagsrechnungen ausgestellt, wenn eine bestimmte Fertigstellungsstufe des Bauvorhabens erreicht wird. Wichtig ist, dass die Abschlagsrechnung als solche gekennzeichnet ist und den Projektnamen enthält. Der Abschlagsbetrag wird als Nettobetrag angeführt.

Werden im Laufe des Bauvorhabens bzw. des Projekts mehrere Abschlagsrechnungen ausgestellt, so müssen diese fortlaufend nummeriert werden. Wurden bereits Abschlagsrechnungen ausgestellt, so muss auf der aktuellen Rechnung angegeben werden, wie viel die Kundin bzw. der Kunde bereits bezahlt hat und wie viel bezahlt werden muss.

Schlussrechnung (Endabrechnung)

Wird ein Projekt fertiggestellt, so muss vonseiten des Unternehmens eine sogenannte Endabrechnung oder Schlussrechnung ausgestellt werden. Diese muss den Gesamtwert des Projekts enthalten, von welchem bereits geleistete Abschlagszahlungen abgezogen werden. Grundsätzlich müssen sowohl eine Abschlagsrechnung als auch eine Schlussrechnung dieselben Angaben enthalten, wie es auch bei einer Ausgangsrechnung der Fall ist.

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Diese Elemente beinhaltet eine Ausgangsrechnung

Wie bereits vorhin angeführt, müssen bestimmte Bestandteile in einer Ausgangsrechnung enthalten sein, damit diese auch rechtskräftig wird. Folgende Elemente müssen in einer solchen Rechnung enthalten sein, um ihre Rechtskräftigkeit zu gewährleisten:

  • Name und Anschrift der Kundin bzw. des Kunden
  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Auflistung der Leistung oder Ware, die die Kundin bzw. der Kunde erhalten hat
  • Rechnungsnummer und -datum
  • Umsatzsteuer identifikationsnummer (kurz: UID-Nummer )
  • Zahlungsziel
  • Bankverbindung des Unternehmens
  • Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Mehrwertsteuer satz und -betrag, Bruttobetrag)

Neben den Pflichtangaben, welche in einer rechtkräftigen Ausgangsrechnung enthalten sein müssen, können noch weitere Angaben angeführt werden. Vor allem wenn mehrere Waren geliefert wurden, so muss die genaue Bezeichnung der Waren, deren Stückzahl und Stückpreis sowie der gesamte zu bezahlende Betrag angeführt werden.

Ferner ist es wichtig, dass die Rechnung aus steuerlichen Gründen fortlaufend nummeriert ist. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal verwendet werden. Hat das Unternehmen mehrere Kundinnen und Kunden, so erhält jede/r dieser in der Regel eine Kundennummer. Diese wird in weiterer Folge auch auf der Ausgangsrechnung angeführt.

Unternehmen gewähren oftmals ein Skonto, wenn der Rechnungsbetrag vor Ablauf der eigentlichen Zahlungsfrist vonseiten der Kundinnen und Kunden bezahlt wird. Ist die Gewährung eines Skontos vorgesehen, so muss dies auch entsprechend auf der Rechnung angegeben werden. Diese Angaben sollten enthalten, bis wann ein Skonto gewährt wird und in welcher Höhe.

Beispiel

Der Rechnungsbetrag beläuft sich auf € 186,99 netto. Auf der Rechnung ist der Vermerk „10 Tage 5% Skonto; 30 Tage ohne Abzug“ zu verzeichnen. Dies bedeutet, dass es dem Rechnungsempfänger bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen zusteht, 5% Skonto abzuziehen. Dies wären in diesem Fall € 177,64 – dies entspricht einer Netto-Ersparnis von € 9,35. Wird aber nicht innerhalb der ersten 10 Tage, sondern in den darauffolgenden 20 Tagen gezahlt, so darf kein Abzug mehr vorgenommen und die gesamte Summe muss beglichen werden.

Ausgangsrechnungen in der Buchhaltung

Ausgangsrechnungen dienen in der Buchhaltung als Werkzeug zur Überwachung des Zahlungsverkehrs. Sie werden im Rechnungsjournal erfasst. Außerdem wird notiert, wann die Zahlung der Rechnung auf dem Konto des Unternehmens eingegangen ist. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, stellt die Ausgangsrechnung auch die Grundlage des Mahnwesens dar. Überdies kann anhand der Ausgangsrechnungen der Umsatz des Unternehmens berechnet werden.



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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 27.07.2020, 10:29 Uhr