Das Übermitteln einer Zahlungserinnerung (Mahnung) ist wichtig, damit der Anspruch auf Zahlung nicht verjährt.

Die Zahlungserinnerung ist weitgehend auch unter dem Begriff der Mahnung bekannt. Das erste Schreiben ist von seiner Natur aus harmloser als darauffolgende Schreiben. Dies ist deswegen der Fall, da man in aller Regel die Kunden lediglich an die Zahlung erinnern und nicht sogleich einen Zahlungsrückstand unterstellen möchte. Nichtsdestotrotz möchte man als Gläubiger den Schuldner eindeutig darauf hinweisen, die offene Rechnung zu bezahlen. Es ist wichtig, eine aus kaufmännischer Sicht korrekte Rechnung geschrieben zu haben, um in weiterer Folge eine Zahlungsaufforderung ausstellen zu können.

Es kann auch sein, dass der Schuldner die Zahlung bereits vorgenommen hat, dies auch innerhalb der Frist, das Geld jedoch auf Grund von langsamen Bankwegen noch nicht auf dem Konto des Gläubigers ersichtlich ist. Dies gilt es grundsätzlich zu berücksichtigen.

Bestandteile von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen

Folgende Elemente müssen eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung in jedem Falle beinhalten:

  • Angaben über die Rechnung an sich (Rechnungsdatum und -nummer) sowie das neue Zahlungsziel
  • Datum der Mahnung
  • Stufe der Mahnung (z.B. Erste Mahnung, Zweite Mahnung, etc.)

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Mahnungen: Gesetzliche Regelungen

Auch das Mahnwesen ist gesetzlich geregelt. So gelten etwa auch für Unternehmerinnen und Unternehmer gesetzliche Regelungen und Fristen, die es vor dem Ausstellen von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen zu beachten und einzuhalten gilt. Die gesetzlichen Informationen finden sich im ABGB (Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch) und im HGB (Handelsgesetzbuch) wieder. Nur unter Einhaltung der dort niedergeschriebenen Regelungen ist eine Mahnung und in weiterer Folge ein Mahnverfahren rechtssicher.

Eine Voraussetzung, den Schuldner in Verzug zu setzen, kann eine Zahlungserinnerung sein. Nachdem ein Schuldner in Verzug gesetzt wurde und eine ausreichend lange Frist zur Begleichung der offenen Forderung gewährt worden ist, können bei Nichtbezahlung weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Hierbei ist zu beachten, dass ein Verzug des Schuldners dann nicht eintritt, wenn dieser das Nichtbegleichen der Rechnung nicht zu verschulden hat. Hierfür gilt es jedoch vonseiten des Schuldners entsprechende Beweise zu liefern.

Fristen

Oftmals wird in einer Rechnung bereits ein Zahlungsziel vereinbart. Eine oftmals zur Anwendung kommende Formulierung hierfür ist etwa „Zahlbar innerhalb von x Tagen nach Rechnungserhalt“. Sagt der Schuldner selbst einer kurzfristigen Zahlung der Rechnung zu, so ist es nicht notwendig, eine Mahnung auszustellen, wenn die Kundin bzw. der Kunde nicht bezahlt.

Durch seine Zustimmung einer baldigen Zahlung setzt sich der Schuldner nämlich selbst in Zahlungsverzug. Kommt es in weiterer Folge zu einer Verzögerung der Zahlung oder weigert sich der Schuldner gänzlich, seine Schuld zu begleichen, so ist ebenso keine Mahnung erforderlich. Dies ist der Fall, wenn dieser den Sachverhalt kommuniziert, mit einer Warenlieferung oder Leistung nicht zufrieden zu sein.

Maximal 30 Tage nachdem einer Kundin bzw. einem Kunden die Rechnung zugegangen und die Fälligkeit verstrichen ist, befindet sich ein Schuldner automatisch im Zahlungsverzug. Diese Regelung wird im ABGB und HGB geregelt. Selbiges gilt dann nicht, wenn in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder auf der Rechnung selbst etwas anderes vereinbart wurde. Kommt es zu einer Mahnung, so steht es dem Gläubiger zu, Verzugszinsen zu berechnen. Bezahlt der Rechnungsempfänger nämlich seine Rechnung nicht, so gewährt der Gläubiger dem Schuldner unfreiwillig ein Darlehen. Der Verbraucherschutz sieht bei der ersten Mahnung oder Zahlungserinnerung keinerlei Verzugszinsen vor.

Die Form der Zahlungserinnerung

Einem Rechnungsleger steht es grundsätzlich frei, ob er eine Zahlungserinnerung in schriftlicher oder mündlicher Form bzw. formlos ausstellt. Es bedarf grundsätzlich keiner besonderen Form. Aus Beweisgründen ist es jedoch sehr zu empfehlen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen immerzu in Schriftform auszustellen. Hierbei ist interessant, dass eine Mahnung in elektronischer Form, welche im PDF-Format per Mail an den Schuldner gesendet wird, wie ein Brief angesehen wird. Es ist vorgesehen, dass der Schuldner die Mahnung im Original bekommt, eine Kopie bleibt hierbei beim Gläubiger.

Verzugszinsen

Wenn ein Schuldner erst durch eine Zahlungserinnerung in Zahlungsverzug gerät, so muss dieser die Kosten, welche dem Gläubiger bis dahin entstehen, nicht ersetzen. Müssen jedoch weitere Zahlungserinnerungen ausgestellt werden, so müssen die dafür entstandenen Kosten des Gläubigers vom Schuldner ersetzt werden. Grundsätzlich steht es dem Gläubiger ab der zweiten Mahnung frei, sogenannte Mahngebühren zu verrechnen. Hier gibt es Höchstgrenzen, welche sich von Bezirk zu Bezirk unterscheiden. Hier ist der Firmensitz der mahnenden Partei ausschlaggebend.

In der Regel werden von Seiten des Gläubigers ein bis drei Zahlungserinnerungen bzw. Mahnung an den Schuldner ausgestellt, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Es kann hierbei ein Mahnverfahren eröffnet werden. Direkt beim Amtsgericht kann hierfür ein Mahnbescheid beantragt werden. Dokumente müssen nicht vorgelegt werden. Sollte der Fall eintreten, dass die Kundin bzw. der Kunde Widerspruch gegen den Mahnbescheid einlegt, ist es empfehlenswert seinen Anwalt zu konsultieren und sich über weitere Schritte informieren zu lassen.



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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 27.07.2020, 10:29 Uhr