Dadurch kann nicht nur Zeit gespart werden, sondern auch Geld. Denn durch die Sammelrechnungsausstellung sind auf dem Bankkonto des Unternehmens weniger Buchungen zu verzeichnen. Oftmals ist es der Fall, dass bei der Bank pro Buchung eine Gebühr anfällt. Anstatt beispielsweise zehn kleiner Buchungen, die jeweils eine Gebühr kosten würde, hat man durch das Legen einer Sammelrechnung lediglich eine Buchung, für welche Kosten aufgebracht werden müssen.

Beispiel: In diesem Abschnitt soll die Sammelrechnungen und ihr System nochmals näher anhand eines fiktiven Beispiels erläutert werden.

Angenommen eine Kundin bzw. ein Kunde bestellt innerhalb von einer Woche mehrmals verschiedene Produkte bei einem Unternehmen. Für jede einzelne Bestellung eine Rechnung zu schreiben wäre zeitintensiv und nicht ökonomisch. Daher werden etwa am Ende der Woche alle Bestellungen des Kunden zusammengefasst in nur einem Dokument in Rechnung gestellt.

Ein anderes, anschauliches Beispiel für eine Sammelrechnung wäre ein Stromanbieter. Diese stellen auch Sammelrechnungen aus, da sie für den Verbrauch von einer gewissen Menge Strom innerhalb eines festgesetzten Zeitraums (etwa quartalsweise) eine Rechnung stellen.

Inhalt und Aufbau einer Sammelrechnung

Auch bei einer Sammelrechnungen müssen einige Elemente immerzu angegeben werden. Diese werden im Nachfolgenden veranschaulicht und in weiterer Folge wird noch näher auf einzelne Punkte eingegangen:

  • Entgelte (in Summe)
  • Umsatzsteuer (in Summe)
  • Zeitraum der Abrechnung
  • Einzelabrechnungen (diese enthalten restliche, notwenige Pflichtangaben)

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Was bedeutet Liefer- und Leistungsdatum?

Um die Begriffe Lieferdatum und Leistungsdatum näher zu erläutern, sollte man auf die vorhandenen sehr eindeutigen Definitionen und Regelungen zurückgreifen. Hierbei unterscheidet man grundsätzlich zwischen:

Leistungsdatum bei Lieferungen: Als Unternehmen, welches Dienstleistungen anbietet, ist es zu empfehlen, mit den Kunden einen Abnahmetermin zu vereinbaren. Dieser Zeitpunkt gilt in der Regel als Zeitpunkt der Leistungserbringung (Leistungsdatum). Da sich Leistungen oftmals über einen gewissen, längeren Zeitraum erstrecken, kann es für Unternehmen ratsam sein, wenn Teilabnahmen mit Anzahlungen und Abschlagsrechnungen vereinbart werden. Ansonsten müsste das Unternehmen in Vorleistung gehen, also alle anfallenden Ausgaben zur Erledigung der Leistung vorfinanzieren.

Lieferdatum bei Waren: Der Zeitpunkt der Übergabe bei Warenlieferungen wird als das Lieferdatum angesehen. Werden Waren über einen Dritten (z.B. ein Versanddienst) versendet, so ist das Versanddatum ausschlaggebend.

Muss eine Sammelrechnung das Liefer- und Leistungsdatum enthalten?

In der Tat ist es der Fall, dass das laut dem Umsatzsteuergesetz das Leistungs- bzw. Lieferdatum auf einer Sammelrechnung ausgewiesen sein muss. Dies ist jedoch nicht nur bei Sammelrechnungen der Fall, sondern grundsätzlich bei jeder auszustellenden Rechnung. Das Liefer- oder Leistungsdatum ist in dem Fall ein sehr wichtiger Bestandteil jeder Rechnung, da ohne die Angabe dieses riskiert wird, die Vorsteuer nicht abziehen zu können.

Weitere Informationen zu Sammelrechnungen

Das Datum der Lieferung oder Leistung muss grundsätzlich nicht immer tagesgenau angegeben werden. Eine monatsgenaue Angabe der Leistungserbringungen oder Warenlieferung reicht in der Regel völlig aus. Der Sammelrechnung werden zu Beweiszecken Belege in Form von etwa Lieferscheinen beigelegt.

In gewissen Fällen kann es sich lohnen, das Datum der Warenlieferung oder Leistungserbringung mit Bedacht zu wählen. Je nachdem, in welches Zeitfenster eine Lieferung fällt, muss eine Zahlung an das Finanzamt in Form einer Umsatzsteuerabfuhr früher oder später fällig werden. Die Sammelrechnung muss so gestaltet werden, dass eine Kundin bzw. ein Kunde den Zeitpunkt oder Leistung oder Lieferung ohne Probleme erkennen kann. Entspricht das Datum der Lieferung dem der Rechnung, so genügt ein Vermerk wie beispielsweise „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“.

Zusammenfassend gibt es folgende Möglichkeiten, den Zeitpunkt einer Lieferung auf einer Sammelrechnung zu vermerken:

  • Verweis auf den Lieferschein (enthält das Lieferdatum)
  • Pauschalhinweis (siehe oben): „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“
  • Verweis auf das Datum des Lieferscheins (das Datum ist nicht auf dem Lieferschein enthalten): „Das Lieferscheindatum entspricht dem Datum der Lieferung“

Ob auf einer Sammelrechnung Leistungs- oder Lieferdatum geschrieben wird, ist in der Regel gleichgültig. Das Liederdatum zielt jedoch meistens auf das tatsächliche Datum einer Warenlieferung ab.



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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 30.07.2020, 12:47 Uhr