Jedes Unternehmen ist verpflichtet, eine Vorsteuer abzuführen. Dabei handelt es sich um eine Steuer, die das Unternehmen als Umsatzsteuer zu zahlen hat. §11 des UStG schreibt in diesem Zusammenhang vor, dass eine Rechnung vorliegen muss.

Die Vorsteuer in Österreich

Diesbezüglich ist der Begriff des Ist-Versteuerers wichtig. Der §17 UStG hält fest, dass der vorangegangene Veranlagungszeitraum keine zwei Millionen Euro überstiegen haben darf. Nur dann gilt die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Auch Anzahlungen werden beim Vorsteuerabzug berücksichtigt. §12 UStG gestattet, die Vorsteuer einzufordern, wenn es sich um Einfuhren aus Drittländern, innergemeinschaftlichen Erwerb, sowie einem Übergang von Steuerschulden auf eine/n Leistungsempfänger/in handelt.

Unternehmen aus Österreich haben die Möglichkeit die Vorsteuer über ein Vorsteuererstattungsverfahren zurückzufordern. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechende Steuer in einem EU-Mitgliedsstaat angefallen ist. Eine Ausnahme bildet ein Mitgliedsstaat, in dem sich der Vorgang nicht steuerlich erfassen lässt.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Jedes Unternehmen, das eine unternehmerische Tätigkeit ausführt, ist vorsteuerabzugsberechtigt. Für Kleinunternehmer gilt, dass sie einen Antrag zur Regelbesteuerung benötigen. Ansonsten gibt es für steuerbefreite Unternehmen keine Berechtigung, die Vorsteuer einzufordern.

Nicht in den Bereich der Vorsteuerabsetzung fallen PKWs, Kombis und Motorräder. Dafür ist es möglich, die Vorsteuer in der Steuererklärung aufzuführen, die nach der Unternehmensgründung eingereicht wird. Entscheidend ist das rechtliche Verhältnis des Unternehmers zum Leistungszeitpunkt.

Bei der Geltendmachung des Vorsteuerabzuges ist es essenziell auf die gesetzlichen Vorgaben zu achten. Die entsprechenden Paragraphen sind §§12 Abs. 10 bis 12 des UStG. Die Berechtigungen müssen nachträglich vorgenommen werden.

Worauf ist zu achten?

Geachtet werden sollte auf eine vorschriftsmäßige Rechnung mit passenden korrekten Angaben.

  1. Welche Form hat die Rechnung? Wird alles ordnungsgemäß ausgestellt?
  2. Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung?
  3. Ist der Leistungsumfang korrekt aufgeschlüsselt?
  4. Ist die Umsatzsteuer richtig ausgewiesen?
  5. Sind die betreffenden Steuersätze alle aufgeführt?
  6. Ist die Rechnung tatsächlich dem Rechnungsempfänger zugegangen?

Die vorschriftsmäßige Rechnung

Um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können, benötigt der Unternehmer eine Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dabei ergeben sich folgende Möglichkeiten:

  • Ausführungen inländischer Unternehmen an andere Unternehmen oder an juristische Personen
  • Steuerpflichtige Werklieferungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer
  • Die Ausführung von Dienstleistungen in andere EU Mitgliedsstaaten bei der die Steuerschuld auf die Leistungsempfänger übergeht und sie dort Unternehmen betreiben
  • Die Ausführung steuerfreier innergemeinschaftliche Lieferungen
  • Die Ausführung von Umsätzen in Drittländer

Der Unternehmer muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen. Die Rechnung darf in elektronischer Form übersendet werden. Allerdings muss der Rechnungsempfänger der Rechnungslegung auf diese Art zustimmen. Werden Rechnungen in mehreren Formaten ausstellt, muss darauf hinweisen.

Die Form der Rechnung

Damit die Rechnung als ordnungsgemäß gilt und somit die Vorsteuer eingefordert werden kann, werden folgende Anforderungen an diese gestellt:

  • Name und Adresse des liefernden oder leistenden Unternehmers bzw. Leistungserbringers
  • Name und Adresse des Abnehmers bzw. Empfängers der verrechneten Leistung

Übersteigt die Rechnung 10.000 Euro, ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer Pflicht.

  • Die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren
  • Handelt es sich um eine Leistung müssen Art und Umfang angegeben werden.
  • Lieferdatum bzw. Lieferzeitraum von Leistung bzw. Ware
  • Rechnungsbetrag mit ausgewiesenem Steuersatz
  • Steuerbetrag und Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Kleinbetragsrechnungen

Sie sind im §11 Abs. 6 UStG aufgeführt. Unter Kleinbetragsrechnungen werden Belege verstanden, die keine 400 Euro übersteigen. In dem Fall können bestimmte Angaben bei der Rechnungslegung außen vorgelassen werden. Dazu gehören: Name und Adresse des Leistungsempfängers, laufende Rechnungsnummer und die Umsatzsteueridentifikationsnummer. Der Steuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen werden. Der Bruttobetrag ist ausreichend.

Der Leistungsumfang

Für die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs muss der Leistungsumfang angegeben werden. Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen reichen diesbezüglich nicht aus. Die Angaben müssen genau sein, da sonst der Verlust des Vorsteuerabzugs die Folge ist.

Der Leistungszeitpunkt

Um die Vorsteuer geltend machen zu können, muss der Leistungszeitraum angegeben werden. Er ist die Dokumentation über die Leistungserbringung. Leistungserstellung, sowie Rechnungserstellung erfolgen meist an verschiedenen Tagen. Mitunter erstrecken sich Leistungen über längere Zeiträume. Über Sammelrechnungen können die Unternehmensleistungen abschnittsweise angegeben werden.

Steuerschuld auf Rechnung

Weist einen Unternehmer eine zu hohe Umsatzsteuer auf einer Rechnung aus, ist dieses dem Finanzamt den Steuerbetrag schuldig, bis er berichtigt wird.

Steuersätze

Es muss darauf geachtet werden, welche Steuersätze wofür gelten. Rechnungen können mehrere Steuersätze enthalten, weshalb es wichtig ist, diese zu überprüfen. Vorteilhaft ist es, die entsprechenden Steuersätze abzutrennen.

Die Vorsteuer bei Reisekosten

Bei Dienstreisen ist es ebenfalls möglich, den Vorsteuerabzug abzurechnen. Dieses Recht gilt nur in Österreich. Die Zahlungen für die Übernachtungen und Reisen gelten als Bruttobeiträge, welche eine Vorsteuer enthalten. Der Steuersatz liegt zwischen 10% und 13%. Zusätzlich gibt es einen festgelegten Pauschalbetrag.

Vorsteuern bei PKW Kombi und Motorrad

In Bezug auf Fahrzeugen ist es nicht möglich, eine Vorsteuer geltend zu machen. Allerdings gibt es Ausnahmen. Kleinkraftlastwagen bieten die Möglichkeit einen Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Die E-Rechnung

Bei der E-Rechnung ist darauf zu achten, dass alles korrekt ausgewiesen ist. Sie benötigt eine elektronische Signatur bzw. Kennung. Der Rechnungsleger muss die Echtheit und Unversehrtheit der Daten gewährleisten.