Das österreichische Firmenbuch ist ein zentrales und öffentlich zugängliches Verzeichnis von Unternehmen. Es wird geführt von den Landesgerichten, wodurch zum Beispiel ein Wiener Unternehmen zum Handelsgericht Wien zugehörig ist. Der Hauptgrund für das Bestehen dieser Datenbank ist Transparenz.

Firmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, geben an, wenn ein Führungspositionswechsel stattgefunden hat. Außerdem melden Sie, wenn vertretungsberechtigte Personen die Funktion wechseln. Früher wurde das Firmenbuch als Handelsregister bezeichnet. Sämtliche Tatsachen, die nach unternehmensrechtlichen Vorschriften eintragungspflichtig sind, werden hierin offengelegt.

Jeder hat Einsicht auf die Datenbank, auch Privatpersonen.

Wie setzt sich das Firmenbuch zusammen?

Es besteht aus einem Hauptbuch und einer Urkundensammlung.

  • Hauptbuch: Beinhält alle Firmenbucheintragungen. Hierzu zählen Firmenbuchnummer, Firmenname, usw.
  • Urkundensammlung: Wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel ein Gesellschaftsvertrag.

Wer wird ins Firmenbuch eingetragen?

Unterschieden wird zwischen verpflichtenden Eintragungen und den freiwilligen.

  • Verpflichtet sind: Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), Genossenschaften und Personengesellschaften (OG, KG)
  • Auf freiwilliger Basis: Einzelunternehmer

Erst dann, wenn Einzelunternehmen in zwei direkt aufeinanderfolgenden Jahren die Umsatzgrenze von 700.000 Euro überschritten haben, sind sie zur Eintragung verpflichtet. Erreicht ein Einzelunternehmer innerhalb von nur einem Jahr einen Umsatz von 1.000.000 Euro, so ist er ebenfalls zur Eintragung ins Firmenbuch verpflichtet.

Eine GesbR wird nicht im Firmenbuch eingetragen. Grund dafür ist, dass hier keine Rechtsperson gegeben ist, die als Vertretung fungiert.

Nicht eingetragene Einzelunternehmer

Einzelunternehmen, die keine Eintragung beantragen, gelten als nicht protokollierte Unternehmer. Sie unterliegen aufgrund ihrer Einkommensgrenze keiner Bilanzierungspflicht, da diese mit demselben Wert eintritt, ab dem eine Firmenbucheintragung zwingend notwendig ist.

Da erst durch den Eintrag ins Firmenbuch die Wahl eines Fantasienamens für das eigene Unternehmen möglich ist, muss der Name sowie die Betriebsbezeichnung als Firmenname verwendet werden.

Eingetragene Einzelunternehmen dürfen wählen, was sie als Bezeichnung einsetzen. Lediglich der Hinweis eingetragener Unternehmer oder kurz auch e.U. ist Pflicht. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Einzelunternehmen dazu, die Eintragung vorzunehmen. Alleine schon aufgrund der Möglichkeit, einen professionell wirkenden Firmennamen verwenden zu können, der nicht allzu sehr auf ein kleines Unternehmen schließen lässt.

Welche Daten genau werden ins Firmenbuch eingetragen?

Allgemeine Daten sind:

  • Die Firmenbuchnummer
  • Der Name des Unternehmens
  • Die Rechtsform
  • Sitz der Firma sowie eine gültige Geschäftsadresse
  • Wenn Geschäftszweige vorhanden sind, dann auch deren Adressen
  • Ist ein Prokurist bestellt, dann dessen Daten
  • Wurde ein Insolvenzverfahren eröffnet, dann ein Hinweis hierzu
  • Haftungsausschlüsse
  • Betriebsübergänge

Bei einem Einzelunternehmen werden zusätzlich zu den allgemeinen Angaben noch der Name, das Geburtsdatum sowie die Anschrift eingetragen.

Gesellschaften sind dazu verpflichtet, ein paar mehr zusätzliche Angaben zu machen, als ein Einzelunternehmer. Auch hier sind zunächst der Name, die Anschrift sowie das Geburtsdatum von Gesellschaftern und vertretungsbefugten Personen nötig. Hinzu kommt ein Datum vom Beginn dieser Vertretung sowie die Benennung davon: Welche Art Vertretung ist das? Dann muss noch der Tag der Satzungsfeststellung eingetragen werden.

Eine KG gibt zudem an, wie hoch die Haftsumme der einzelnen Kommanditisten ausfällt.

Kapitalgesellschaften haben zu vermerken, wie hoch das Stammkapital ist, ob es einen aktuellen Aufsichtsrat gibt und wenn ja, dann Informationen hierzu sowie das Datum vom Tag der Einreichung von Jahres- sowie auch Konzernabschlüssen.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, für die Richtigkeit der hier eingetragenen Daten zu sorgen.

Wie hoch sind die Kosten der Firmenbucheintragung?

Die Kosten variieren nach der Unternehmensform.

  • Einzelunternehmen bezahlen
  • 18 Euro für die Eintragung,
  • 29 Euro für die Eintragung des Inhabers und
  • 8,80 Euro für alle weiteren Daten.

Personengesellschaften müssen

  • 34 Euro für die Eintragung zahlen,
  • 42 Euro für die Eintragung von einem unbeschränkt haftenden Gesellschafter,
  • 29 Euro für die Eintragung eines Kommanditisten und
  • 8,80 Euro für jede weitere Eintragung.

Kapitalgesellschaften bezahlen

  • 34 Euro Eintragungsgebühr bzw. 152 Euro Eintragungsgebühr, wenn es sich um eine AG handelt.
  • Um die Höhe des Stammkapitals hinzuzufügen, sind 160 Euro aufzuwenden,
  • für den Gesellschaftsvertrag 107 Euro,
  • für jeden Geschäftsführer 29 Euro,
  • für jeden Gesellschafter 21 Euro,
  • für jedes Aufsichtsratsmitglied 51 Euro und
  • für einen Prokuristen jeweils 25 Euro.
  • Alle anderen Eintragungen kosten auch hier 8,80 Euro.

Das Firmenbuch als wichtige Grundlage

Da die im Verzeichnis eingetragenen Daten für jedem zugänglich sind, bietet das Firmenbuch eine größtmögliche Transparenz. Eine Abfrage von Urkunden ist unter Umständen mit Kosten verbunden, da hierbei zusätzlicher Aufwand für das zuständige Landesgericht entsteht.

Unternehmen, wie der Kreditschutzverband, werden im Zuge der Liquiditätsprüfung einer Firma einen Firmenbuchauszug anfordern, da sich hier Hinweise auf Insolvenzverfahren befinden müssen.

Welche Verpflichtungen haben eingetragene Unternehmen?

Wer im Firmenbuch eingetragen ist, muss auf Geschäftsbriefen (per Mail sowie Post), Bestellscheinen, der Website sowie anderen allfälligen Schriftstücken nachfolgende, lückenlose Angaben machen:

  • Firma
  • Rechtsform
  • Adresse
  • Firmenbuchnummer (kurz FN)
  • Zuständiges Firmenbuchgericht
  • DVR-Nummer
  • Nur Genossenschaften: Haftungsart

Auf der Website werden diese Informationen im Impressum zur Verfügung gestellt.