Fünf häufige Fehler bei der Arbeitszeiterfassung in Unternehmen

Durch die Zeiterfassung sollen Arbeitnehmer geschützt werden. Wird die wöchentliche Normalarbeitszeit überschritten, werden Überstunden verbucht und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen. Doch die Zeiterfassung erfolgt in vielen Unternehmen fehlerhaft. Wir stellen die fünf häufigsten Gründe für Missstände bei der Dokumentation der Arbeitszeit vor!

17.06.2022, 13:40 Uhr von
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Bildquelle: APA / Arbeitszeit

Warum ist die korrekte Zeiterfassung für Unternehmen und Arbeitnehmer von Bedeutung?

Viele Unternehmen unterschätzen die Risiken einer fehlerhaften Zeiterfassung. Hohe Strafzahlungen, Gerichtstermine oder chronisch kranke und überlastete Mitarbeiter können die Folge sein. Dabei muss die fehlerhafte Zeiterfassung nicht mutwillig erfolgen, sondern kann beispielsweise durch Unaufmerksamkeit oder unleserliche Stundenzettel ausgelöst werden. Aber welche Fehler unterlaufen den meisten Unternehmen und wie lassen sich diese vermeiden?

Fehler 1: Die manuelle Zeiterfassung

Eingabefehler bei der Zeiterfassung sind riskant, können bei der manuellen Eingabe der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter eines Unternehmens durch das Controlling jedoch schnell geschehen.

So sind Zahlendreher, Tippfehler, unleserliche Zeiterfassungen durch Mitarbeiter auf dem Papier oder verloren gegangene Stundenzettel häufige Fehlerquellen, die zu falschen oder unvollständigen Zeiterfassungen führen und dem Unternehmen teuer zu stehen kommen können.

Darüber hinaus ist die manuelle Eingabe in Abrechnungssysteme zeitaufwändig. Die Lösung: Um Fehler zu vermeiden und Mitarbeiter zu entlasten, lohnt sich die Einführung einer Softwarelösung für die Zeiterfassung als Schnittstelle. So kann die Zeiterfassung digital erfolgen und automatisiert in Finanzbuchhaltungslösungen übertragen werden.

Einfach, unkompliziert und schnell lassen sich so Arbeits- und Projektzeiten durch Apps erfassen. Tag und Uhrzeit sind voreingestellt, sodass der Mitarbeiter sich nur noch ein- und ausloggen muss. Auch Pausen, Zeitüberschreitungen und Reisen können hier vermerkt werden.

Fehler 2: Projektzeiten werden falsch oder gar nicht vermerkt

Projektleiter, die Excel-Listen nutzen, um die Arbeitszeiten der Projektmitarbeiter zu erfassen, müssen Arbeitsphasen oder zusätzliche Projektarbeiten zeitnah vermerken, um Fehler zu vermeiden. Da die Zeiterfassung als unliebsame und belastende Aufgabe gern verschoben wird, werden Projektzeiten im Nachhinein falsch vermerkt oder fallen unter den Tisch.

Eine Software erleichtert die Zeiterfassung und garantiert das zeitnahe Vermerken der Arbeitsstunden. Geräteunabhängige Lösungen sind in diesem Kontext zu empfehlen, damit Arbeitnehmer jederzeit auf das Arbeitskonto zugreifen können. Eine leichte und intuitive Anwendung reduziert zudem den Zeitaufwand.

Fehler 3: Zeiterfassung auf Vertrauensbasis

Zeiterfassungen sollten nie ungeprüft an das Controlling weitergereicht werden. Neben Mitarbeitern, die bei der geleisteten Arbeitszeit unehrlich sind, kann auch ehrlichen Mitarbeitern ein Fehler unterlaufen. So kann vergessen werden, geleistete Arbeitszeiten anzugeben oder Pausen als Arbeitszeit verbucht werden.

Geschäftsführer, HR-Mitarbeiter oder Team-Leiter befinden sich aus diesem Grund in der Pflicht, Arbeitszeiterfassungen zu kontrollieren und bei Unstimmigkeiten auf den jeweiligen Mitarbeiter zuzugehen.

Fehler 4: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz werden übersehen

Softwarelösungen für die digitale Zeiterfassung garantieren die Einhaltung von Gesetzen und betrieblichen Regelungen. Arbeitet ein Mitarbeiter länger als erlaubt, wird der Vorgesetzte durch einen Alarm über die Softwarelösung informiert und kann entsprechend handeln. Werden Stundenzettel hingegen manuell ausgefüllt, kann leicht übersehen werden, wenn Mitarbeiter die maximale Arbeitszeit pro Tag überschreiten.

Fehler 5: Unzufriedene Mitarbeiter durch unnachvollziehbare Zeiterfassungen

Mitarbeiter, denen keine Einsicht in Zeiterfassungssysteme gewährt wird, werden misstrauisch und können kein Vertrauen zu ihrem Unternehmen aufbauen. Leider gilt die fehlende Transparenz in Bezug auf Arbeitszeiterfassungen als weitverbreitetes Problem in Unternehmen.

Da Mitarbeiter Fehler in der Erfassung weder sehen noch korrigieren können, sinkt die Mitarbeitermotivation sowie die Bereitschaft, Leistung zu zeigen und den Unternehmenserfolg aktiv voranzutreiben. Eine höhere Mitarbeiterfluktuation ist eine mögliche Folge. Softwarelösungen sollten also möglichst transparent sein.

Fazit

Nutzen Unternehmen keine Software-Lösung für die Zeiterfassung, kann es bei der manuellen Eingabe von Stundenzetteln zu Fehlern kommen. So können Tippfehler, unleserliche Papiere oder vergessene Projektarbeitszeiten dazu führen, dass zu viele oder zu wenig Arbeitsstunden erfasst und auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermerkt werden.

Zudem besteht bei der manuellen Umsetzung die Gefahr, gesetzliche Verstöße zu übersehen oder Arbeitszeiten gar nicht zu überprüfen. Eine fehlende Transparenz kann zudem dazu führen, dass Mitarbeiter Misstrauen hegen. Der Einsatz einer Software reduziert die Gefahr der genannten Fehler und minimiert das Arbeitspensum im Controlling.

Mehr Informationen: Zeiterfassungssoftware

News in Arbeitnehmer
Daniel Herndler
Chef-Redakteur, Ressort-Leiter Steuern und Finanzen
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
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