Funktionen

Diese Funktionen sollte ein Zeiterfassungsprogramm beinhalten:

Zeiterfassung:

Im Allgemeinen erfasst diese Kernfunktionalität Arbeitsstunden bis zur Minute in Echtzeit und zeichnet diese in einer Arbeitszeittabelle auf. Die Arbeitszeittabelle wird verwendet, um Kunden abzurechnen oder die Gehaltsabrechnung mit Genauigkeit zu berechnen. Mit der Zeiterfassung können Sie Aufgaben auch in einer Zeitleiste visualisieren. Es hilft Projektleitern oder Managern, Termine und Fertigstellungstermine abzuschätzen.

Online Arbeitszeittabelle:

Nicht jede Zeiterfassungssoftware verfügt über eine Arbeitszeittabelle, die alle erfassten abrechnungsfähigen Stunden zentralisiert. Die Arbeitszeittabelle dient als Anwesenheitsbericht, in dem auch Abwesenheiten, Freizeit und Feiertage erfasst werden. Es wird normalerweise in PDF oder CSV exportiert und für die Abrechnung oder Fakturierung verwendet.

Projektmanagement:

Obwohl viele Zeiterfassungssoftwarelösungen in ein größeres Projektmanagementsystem integriert sind, bieten einige Zeiterfassungs-Apps einfache Projektmanagement-Tools. Beispielsweise können Sie Aufgaben gruppieren oder Termine nach Projekt festlegen und Prioritäten festlegen.

Online-Rechnungsstellung:

Diese Funktion ist ein Muss, wenn Sie Kunden stunden- oder minutengenau abrechnen. Die Funktion zeichnet alle geleisteten Arbeitsstunden mit Genauigkeit auf und generiert automatisch eine Abrechnung basierend auf Ihren Einstellungen wie Abrechnungszeit und -tarifen. Mit diesem Tool können Sie Kunden transparent in Rechnung stellen, sodass Streitigkeiten vermieden werden.

Benachrichtigungen:

Benachrichtigungen können auf verschiedene Arten angewendet werden. Beispielsweise wird eine Erinnerung an Mitarbeiter gesendet, wenn diese das Ein- oder Auschecken verpassen. Sie können auch gewarnt werden, wenn das Team in Verzug gerät. Ebenso können Ihr Team und seine Mitglieder über dringende oder ausstehende Aufgaben informiert werden.

Benutzerverwaltung:

Sie können Gruppen erstellen und Benutzer nach Team oder Abteilung verwalten. Auf diese Weise können Sie Aufgaben zuweisen oder Berichte nach Gruppen erstellen. Sie können damit auch Teamaufgaben an einen Teamleiter delegieren. Diese Funktion verwendet Berechtigungen für verschiedene Benutzertypen wie Administrator, Manager und Mitarbeiter, um den Systemzugriff zu verwalten.

Warum ist eine Zeiterfassungssoftware wichtig?

Mit einer guten Zeiterfassungssoftware können Sie mit wenigen Klicks Berichte und Zusammenfassungen erstellen, um eine Vielzahl von Daten zu Aufgaben zu analysieren. Sie können beispielsweise die für ein Projekt aufgewendete Gesamtzeit überprüfen oder Details wie wöchentliche und tägliche Statistiken anzeigen oder die Anzahl der Aufgaben analysieren. Sie können Analysen auch im Budget ausführen oder Bereiche ermitteln, in denen Kosten gespart werden können. Berichte werden zur schnellen Suche in Diagrammen und Grafiken dargestellt. Die meisten Lösungen bieten Vorlagen auch Anpassungsoptionen.

Vorteile

  • Produktivität erhöhen: Mit der Zeiterfassungssoftware können Sie die Arbeitskapazität Ihres Teams und der jedes Mitglieds optimieren. Die Fristen sind klar und werden überwacht, sodass jeder zur Rechenschaft gezogen werden kann und auf der gleichen Seite ist. Verschwendete Zeit kann leicht entdeckt und angegangen werden.
  • Mühelose Zeiterfassung: Abgesehen von der Erfassung der abrechnungsfähigen Stunden haben Sie noch andere wichtige Dinge zu tun. Die App erledigt die Routineaufgabe der Zeiterfassung und Lohnberechnung oder Fakturierung und sorgt sogar für die Richtigkeit und Transparenz der Daten besser als manuelle Eingaben. Sobald Sie die Regeln festgelegt haben, wird die gesamte Zeiterfassung für den Abrechnungs- oder Gehalt sabrechnungsprozess automatisiert.
  • Förderung der Transparenz am Arbeitsplatz: Wenn abrechnungsfähige Stunden genau nachverfolgt und aufgezeichnet werden, werden Streitigkeiten vermieden. Sie können die Daten nicht nur zur Berechnung von Gebühren verwenden, sondern auch zur Bewertung der Mitarbeiterleistung anhand datengesteuerter Kennzahlen.
  • Mitarbeiter stärken: Eine verantwortungsbewusstere Belegschaft erleichtert es den Managern, die Ziele zu kontrollieren. Dies führt zu Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern und kann letztendlich dazu führen, dass Mitarbeitern mehr Spielraum für die Erfüllung ihrer Leistungen eingeräumt wird.

Für wen ist sie geeignet und notwendig?

Eine Zeiterfassungssoftware eignet sich für jedes Unternehmen mit Lohnberechnung, das noch genauer arbeiten möchte. Viele Mitarbeiter warten gezielt und geben eine andere Arbeitszeit an. Durch die Einrichtung einer Zeiterfassungs-App kann dieses Problem behoben werden. Aber welche Software soll man bekommen?

Alle Informationen zur Arbeitszeitaufzeichnung finden Sie hier.

PC oder Web: Welche Arten der Software gibt es?

  • Stoppuhr: Wenn eine App die Zeiterfassung als Hauptfunktionalität bietet, können wir sie als Zeiterfassung einstufen. Der Benutzer kann mit seinem Telefon oder Laptop ein- und ausstempeln oder mit einer Stoppuhr den Start / das Ende einer Aufgabe aufzeichnen. Ein Zeiterfassungssystem verfügt auch über Analysen und Berichte, mit denen Daten für Erkenntnisse konsolidiert werden. Beispiel: Time Doctor
  • Arbeitszeittabelle: Das Hauptmerkmal ist eine Online-Arbeitszeittabelle, auf die über Desktop- und Mobilgeräte zugegriffen werden kann. Es kann in ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem integriert werden, um die Lohnberechnung zu automatisieren, oder in eine Fakturierungs-App zur Abrechnung. Mit der Cloud-Arbeitszeittabelle können Sie die Arbeitsstunden im Büro oder auf dem Feld erfassen. Ebenso ist eine gemeinsame Funktion ein Dashboard, das Echtzeitdaten anzeigt, um die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu genehmigen oder um Arbeitsausfälle und Abwesenheiten zu verwalten und schnell zu ersetzen. Beispiel: ClickTime
  • Projektmanagement: Viele Zeiterfassungslösungen sind Teil eines umfangreicheren Projektmanagementsystems, da die Zeiterfassung für den Projektabschluss von wesentlicher Bedeutung ist. In diesem Fall werden sie als Projektmanagement-Software zusammengefasst. Da sie jedoch über eine hervorragende Zeiterfassung verfügen, können sie sich auch in der letzteren Kategorie von anderen abheben. Beispiel: Wrike


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Daniel Herndler
Autor:
Chef-Redaktion | Ressorts: Finanzen, Steuern und Wirtschaft
Daniel Herndler ist Wirtschaftsjournalist, Herausgeber und Chef-Redakteur des Nachrichtenportals Finanz.at. Seine Schwerpunkte als Finanzexperte liegen in den Bereichen Steuern, Finanzen und Wirtschaft.
Email: dh@finanz.at | Twitter: @DanielHerndler
Stand: 29.01.2020, 12:37 Uhr | Richtlinien | Über Finanz.at | Kontakt

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