Die Lohnverrechnung erfolgt monatlich und der Unternehmer ist für die richtige Abrechnung der Dienstnehmer verantwortlich. Außerdem ist er ebenso für die Zahlungen nach Außen, wie etwa an die Krankenkasse, das Finanzamt und die Gemeinde, verpflichtet. Er hat ferner die Pflicht ein Lohnkonto zu führen und Zulagen, Pendlerpauschalen und andere Besonderheiten darin zu berücksichtigen.

Kommt es zur Beendigung eines Dienstverhältnisses muss der Unternehmer einige Bestimmungen bezogen auf die Abrechnung von beispielsweise der Kündigungsentschädigung oder Abfertigung beachten.

Die laufende Abrechnung seitens des Unternehmers ist sehr wichtig. Man unterscheidet grundsätzlichen zwischen der innerbetrieblichen und außerbetrieblichen Abrechnung, die beide monatlich durchgeführt werden.


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Innerbetriebliche Abrechnung:

Hier erfolgt die Abrechnung aller Dienstnehmer in einem Unternehmen nach dem folgenden Schema. Zieht man vom Bruttogehalt den Sozialversicherungsbeitrag des Dienstnehmers sowie die Lohnsteuer ab, so erhält man das Nettogehalt, welches ausbezahlt wird.

Außerbetriebliche Abrechnung:

Diese Berechnung umfasst grundsätzlich alle Zahlungen des Unternehmers an die Gemeinde, die Krankenkasse, die Mitarbeitervorsorgekasse und an das Finanzamt. In ihr sind die Abzüge des Dienstnehmers, sowie die Zahlungen des Dienstgebers (die sog. Lohnnebenkosten) enthalten.

Informationen zur Lohnverrechnung:

Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, für jeden seiner Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Dort werden alle zentralen Daten, die im weiteren Verlauf für die Lohnverrechnung notwendig sind, zusammengefasst. Auch für geringfügig Beschäftigte und beschränkt Steuerpflichtige ist die Führung eines Lohnkontos vorgeschrieben. Jeder Unternehmer muss für jeden Dienstnehmer einen Lohnzettel als Jahresübersicht an das Finanzamt übermitteln. Dieser ist bis Ende Februar des Folgejahres fällig. Sollte ein Unternehmen während des Jahres Insolvenz anmelden oder das Dienstverhältnis während des Jahres beendet werden, so übermittelt man den Lohnzettel entsprechend früher.

Folgende Daten müssen im Zuge der Lohnverrechnung in die Berechnung mit einfließen:

Sonstige Bezüge: Dazu zählen etwa Urlaubs-, Weihnachts- oder Jubiläumsgeld. Eigenschaften dieser Bezüge sind etwa, dass sie entweder nur einmalig oder nur in größeren Zeitabständen ausgezahlt werden. Für diese Bezüge gelten niedrigere Steuersätze.

Zulagen und Zuschläge:

Diese bekommen Dienstnehmer für die Leistung von Überstunden, die Arbeit an Sonn- und Feiertagen oder aber auch für Arbeiten unter erschwerten Bedingungen. Diese Zuschläge und Zulagen werden zusätzlich ausbezahlt – es gelten für diese keine spezielle Steuerbegünstigungen.

Sachbezüge:

Bezieht ein Arbeitnehmer Leistungen, wie etwa eine Dienstwohnung oder nutzt ein Firmenfahrzeug auch privat, so spricht man von Sachbezügen. Charakteristisch für diese sind, dass sie nicht in Form von Geld ausbezahlt werden, dennoch aber in die Berechnung der Lohnsteuer und des Sozialversicherungsbeitrages mit einfließen. Werden Mitarbeiterrabatte gewährt, so gelten diese erst ab einem Wert von 20% als Sachbezug.

Pendlerpauschale:

Diese können Dienstnehmer unter bestimmten Voraussetzungen beantragen. Im Zuge der Lohnsteuerberechnung werden die Fahrtkosten zwischen dem Arbeitsplatz und der Wohnung berücksichtigt. Dem Arbeitnehmer steht eine Pendlerpauschale dann nicht zu, wenn er vom Arbeitgeber etwa eine Jahreskarte für die öffentlichen Verkehrsmittel gestellt bekommt. Ist diese jedoch nicht für die gesamte Wegstrecke gültig, so kann für den restlichen Teil die Pendlerpauschale geltend gemacht werden.

Dienstreisen:

Entstehen für einen Dienstnehmer während einer Dienstreise Ausgaben, so erhält dieser hierfür Kostenersätze. Bis zu einer gewissen Summe sind diese steuerfrei. Diese Steuerfreiheit gilt übrigens auch für das Kilometergeld und Fahrtkostenersatz. Kommt es zu Auslandsdienstreisen, so schreibt das Gesetz pro Land festgesetzte Beträge vor.

Absetzbeträge:

Der Arbeitgeber berücksichtigt gewisse Beträge (zum Beispiel den Arbeitnehmerabsetzbetrag) automatisch. Andere Absetzbeträge, wie etwa den Alleinverdiener-/ Alleinerzieherabsetzbetrag müssen von einer Person, die die Voraussetzungen hierfür erfüllt, durch das Ausfüllen und Abgeben eines Formulars an den Arbeitgeber beantragt werden.

Ende des Dienstverhältnisses (Kündigungsentschädigung und Abfertigung):

Eine Kündigungsentschädigung steht dem Arbeitnehmer dann zu, wenn eine Kündigung nicht korrekt erfolgt ist. Ein Beispiel hierfür wäre etwa die Kündigung außerhalb einer Frist. Grundsätzlich ist ein Fünftel der Kündigungsentschädigung lohnsteuerfrei, für unverbrauchten Urlaub werden Urlaubsersatzleistungen an den Arbeitnehmer gezahlt. Kommt es zu der Auflösung eines Dienstverhältnisses, unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Abfertigungssystemen.

Die „alte“ Abfertigungsregel gilt für alle Dienstverhältnisse die vor den 01.01.2003 abgeschlossen wurden. Hier erhält der Dienstnehmer, außer bei Selbstkündigung, eine einmalige Entschädigung. Für alle Dienstverhältnisse die ab dem Jahr 2003 abgeschlossen wurden gilt die neue Abfertigungsregelung. Diese sieht vor, dass der Arbeitgeber in Form von monatlichen Beiträgen in eine Vorsorgekasse einzahlt. Bei Beendigung des Dienstverhältnisses hat der Dienstnehmer mehrere Möglichkeiten, wie er mit der einbezahlten Summe umgehen kann.

Tod des Dienstnehmers:

Beendet der Tod des Arbeitnehmers das Dienstverhältnis gibt es Besonderheiten im Hinblick auf die Berechnung der Abfertigung.

Vergleiche:

Kommt es zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, so können sich diese mittels eines Vergleiches einigen. Diese Vergleichssumme ist grundsätzlich teilweise steuerbegünstigt.