Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um eine schriftliche Dokumentation darüber, welche Strecken mit einem bestimmten Fahrzeug zurückgelegt werden und welche Anlässe die jeweiligen Fahrten haben. In der Schiff- und Luftfahrt spricht man in diesem Zusammenhang von einem Logbuch, in der Seefahrt von einem Seefahrtbuch.

Was ist ein Fahrtenbuch?

In dem Fahrtenbuch werden stets der Abfahrtsort, das Datum, der Name des Fahrers, der Tachostand zu Beginn und zum Ende der Fahrt und der Grund der Fahrt notiert. Das Buch wird oftmals zu Kontrollzwecken von der Polizei, vom Finanzamt oder von Unternehmen zur Einsichtnahme angefordert. In diesem Zusammenhang sollte darauf geachtet werden, dass das Fahrtenbuch regelmäßig und sorgfältig geführt wird, andernfalls könnten Aufzeichnungen im Rahmen von Kontrollen schnell unglaubwürdig wirken.

Nachvollziehbarkeit, Zeitnähe und Ehrlichkeit sind die zentralen Faktoren beim Führen eines Fahrtenbuchs. Zudem sollte das Fahrtenbuch änderungssicher geführt werden. Nur auf diese Weise können Manipulationen ausgeschlossen werden. Generell können zwar Änderungen im Fahrtenbuch vorgenommen werden, diese sollten jedoch stets übersichtlich und nachvollziehbar im Buch erklärt werden.

Vorlagen

Vorgefertigte Fahrtenbücher können beispielsweise im ÖAMTC- oder im ARBÖ-Shop erworben werden. In einigen Fällen ist es auch möglich und erlaubt, ein Fahrtenbuch als Taschenkalender, als Tagesbericht oder als Computerfahrtenbuch anzulegen.

Grundsätzlich handelt es sich bei dem Führen eines Fahrtenbuchs in Österreich um eine freiwillige Angelegenheit. Ob überhaupt ein Fahrtenbuch geführt wird oder wie lange ein Fahrtenbuch aufbewahrt wird, ist somit stets die individuelle Entscheidung des Inhabers des Fahrzeugs. Eine Ausnahme von dieser Regelung kann sich beispielsweise dann ergeben, wenn im Dienstvertrag das Führen des Buches vorgeschrieben ist oder wenn es dazu eine gerichtliche Anordnung gibt. Hierzu ist zu beachten, dass es in Österreich eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren gesetzlich vorgeschrieben ist.

Fahrtenbuch für die Fuhrparkverwaltung

In einem Unternehmen in Österreich ist es üblich, für jedes Firmenfahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Dies ermöglicht es dem Fuhrparkleiter bei einer Vielzahl von Angestellten den Überblick zu behalten und die Verwendungsabsicht und die damit verbundenen Kosten nachzuvollziehen und die Größe des Fuhrparks langfristig zu planen. Um diese Arbeit zu erleichtern, nutzen viele Firmen heutzutage elektronische Fahrtenbücher mit GPS.

Führen eines Fahrtenbuches als Arbeitnehmer

Der österreichische Staat unterstellt Fahrern, die ein Fahrzeug sowohl privat als auch dienstlich nutzen, stets einen „vollen Sachbezug“. Soweit der Arbeitgeber nicht das Führen eines Fahrtenbuchs vorschreibt, ist der Arbeitsnehmer hierzu nicht verpflichtet. Nutzer, die den zu verteuernden Privatanteil so weit wie möglich reduzieren möchten, sollten jedoch ein Fahrtenbuch führen. Nur mit Hilfe eines solchen Buches kann ein reduzierter Sachbezug geltend gemacht werden. Für die Übersicht aller privaten und dienstlich getätigten Fahrten sollte somit ein den Vorgaben des Finanzamtes entsprechendes Fahrtenbuch geführt werden.

Führen eines Fahrtenbuches als Unternehmer

Unternehmer haben stets die Pflicht, alle mit einem Fahrzeug durchgeführten dienstlichen Fahrten glaubhaft zu machen. Am einfachsten kann hierfür ein Fahrtenbuch geführt werden. Für Unternehmer gelten Fahrten vom Wohnort zur Arbeitsstätte dabei als dienstliche Fahrten. Zu den tatsächlichen Betriebskosten zählen hingegen Kfz-Versicherungen, Benzin, Reparaturen, Maut-Gebühren, die Afa, Parkkosten und Leasingraten.

Je nach der überwiegenden Verwendung des Fahrzeugs wird dieses dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zugeordnet.

Betriebliche Nutzung über 50%

Wird das Fahrzeug in mehr als 50 % der Fälle im Rahmen der Berufstätigkeit genutzt, zählt das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Sollte das Fahrzeug auch privat genutzt werden, so muss (bestenfalls mit der Hilfe eines Fahrtenbuchs) der betriebliche Anteil der Nutzung glaubhaft belegt werden. Die privaten Nutzungskosten sind dabei von den betrieblichen Nutzungskosten zu trennen.

Betragen die tatsächlichen Betriebskosten für ein Fahrzeug beispielsweise 100.000 Euro und wird das Fahrzeug zu 60 % betrieblich und zu 40 % privat genutzt, liegt der betriebliche Aufwand bei 60.000 Euro. Dieser Betrag kann dann in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Die für die private Nutzung angefallenen 40.000 Euro bleiben unberücksichtigt.

Betriebliche Nutzung unter 50%

Wird ein Fahrzeug zu unter 50 % betrieblich genutzt, zählt dieses zum Privatvermögen. Der Besitzer kann in dem Fall wählen, ob das Kilometergeld verrechnet werden soll oder ob die tatsächlichen Kosten für die betriebliche Nutzung ermittelt werden sollen.

Das Kilometergeld wird dabei pauschal mit 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer veranschlagt. Auf diese Weise können jedoch nur maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerlich abgesetzt werden. Das maximale Kilometergeld beträgt folglich höchstens 12.600 Euro pro Jahr.

Ist ein Angestellter in einem Kalenderjahr beispielsweise 10.000 Kilometer betrieblich gefahren, entspricht dies bei einer jährlichen Gesamtkilometeranzahl von 25.000 einer betrieblichen Nutzung von 40 %. Der Angestellte kann nun zwischen dem Kilometergeld und den tatsächlichen Betriebskosten wählen. Das Kilometergeld kann dabei mit der Formel 10.000 * 0,42 ermittelt werden. Das Ergebnis beträgt in diesem Fall ein Kilometergeld zur Höhe von 4.200 Euro. Als tatsächliche Betriebskosten sind für das Fahrzeug in dem Jahr 20.000 Euro angefallen. 40 % hiervon sind 8.000 Euro. Folglich wird sich der Angestellte in diesem Beispiel dafür entscheiden, die tatsächlichen Betriebskosten als Betriebsaufwand geltend zu machen.

Das ist zu beachten!

Sollten beschäftigte Angehörige im Unternehmen (zum Beispiel die Kinder oder die Ehefrau) das Firmenfahrzeug öfter privat nutzen, so ergibt sich ein Sachbezug für den Angehörigen. Diese Form der privaten Nutzung ist somit nicht, möglicherweise anders als erwartet, zwangsläufig durch den ausgeschiedenen Privatanteil der Firma abgegolten.

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