Eine Reisekostenabrechnung beinhaltet die Angabe aller im Rahmen der Dienstreise angefallenen Kosten. Dazu zählen in Österreich unter anderem die Fahrtkosten (Kilometergeld), Diäten und Nächtigungen.

Dienstreise

In Österreich gilt eine Reise nur dann als Dienstreise, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:

  • Im Auftrag der Arbeitgebers verlässt ein Arbeitnehmer zur Dienstverrichtung die Betriebsstätte bzw. das Büro. Diese Dienstreise liegt nahe dem Wohnort des Arbeitnehmers, sodass er am selben Tag dorthin zurückkehren kann.
  • Die Dienstreise des Arbeitnehmers liegt so weit vom Wohnort entfernt, dass eine am selben Tag stattfindende Rückkehr zum Wohnort nicht zugemutet werden kann.

Eine Reisekostenabrechnung erstellen ist keine große Hexerei. Mit ein paar einfachen Regeln, lässt sich schnell die Aufstellung durchführen. Die hier erörterte Abrechnung bezieht sich auf Österreich. Sie ist nicht 1:1 in die deutsche Steuer zu kopieren, Gemeinsamkeiten gibt es aber dennoch viele.

Fahrtkosten

Fahrtkosten können mit dem Auto, Zug, der S-Bahn, Taxi dem Rad oder dem Flugzeug erfolgen. Für Fahrtkosten mit einem Ticket ist der Ticket-Preis das Entscheidende. In Österreich liegt auf Bahn und Ubahn 10% Mehrwertsteuer, Flugtickets ins Ausland enthalten keine Mehrwertsteuer. Die Kosten des Tickets können in voller Höhe abgesetzt werden.

Schwieriger wird die Berechnung beim PKW, Motorrad und Rad. Hier sollte unbedingt ein Fahrtenbuch geführt werden, damit das Finanzamt nicht ungerechtfertigt Abzüge vornimmt. Für alle Kategorien sind pauschale Beträge pro Kilometer abzubuchen. Sogar einen Beifahrer kann man berechnen. Prinzipiell ist das Kilometergeld eine lohnende Sache, es muss jedoch berücksichtigt werden, dass mit dem Kilometergeld alles abgegolten ist: von Strafmandaten, Wertverlust, Benzin bis ADAC, Reparaturen, Maut oder Parkgarage.

Kilometergeld berechnen

In Österreich beträgt das amtliche Kilometergeld für einen PKW 0,42 Euro. Für Mitfahrer können nochmals 0,05 Euro abgebucht werden.

Immer beliebter wird der Rad-Kilometer. Hier belohnt die Finanz den Sport und die Ökologie, denn wirkliche Kosten hat man kaum. Auch hier ist eine genaue Aufzeichnung ratsam. Verbuchen kann man 0,38 Euro pro Kilometer.

Für Reisen bis maximal 30.000 km mit dem PKW kann das amtliche Kilometergeld pro Jahr in Rechnung gestellt werden. Für das Rad ist es weniger: maximal 570 km pro Jahr können mit dem Fahrrad abgegolten werden.

Als Geschäftsbetrieb gibt es noch eine andere Variante der Nutzung des PKW: Es wird der PKW ins Betriebsvermögen übertragen und sämtliche Kosten werden per Rechnung abgesetzt. Dann sind die realen Kosten absetzbar, inklusive Wertminderung und Benzin, aber kein Kilometergeld. Oftmals muss auch für die private Nutzung ein gewisser Prozentsatz abgezogen werden, weshalb ein Fahrtenbuch auch hier ratsam ist.

Diäten

Diäten sind für den Tag als Verpflegungssatz zu verstehen. Sie können anteilsmäßig pro Stunde ausgerechnet werden. Im Inland sind sie mit 26,40 Euro pro Tag relativ gering, im Ausland ist es von Land zu Land unterschiedlich, wie hoch der amtliche Satz ist. 12 Stunden macht eine ganze Tages-Diät aus. Ist man 5 Stunden unterwegs, rechnet man 5/12 oder 5 Mal 2,20 Euro im Inland. Eine Mindestdauer gibt es ebenfalls zu berücksichtigen: nämlich 3 Stunden. Darunter fällt keine Dienstreise mit Diäten an. Bei einem zur Verfügung gestellten Abendessen oder Mittagessen, muss man 13,20 Euro abziehen.

Bei den Diäten hat die Finanz jedoch eine Schranke eingelegt: Wer öfter immer wieder an den selben Ort, oder in dieselbe Stadt fährt, gilt für die Finanz als ausreichend über die Stadt informiert und die Diäten werden gestrichen. Es gibt hier bestimmte Regeln, die zu weit ins Detail führen würden, jedoch unbedingt zu beachten sind. Man nennt dies "Neuer Mittelpunkt einer Tätigkeit". Dies tritt in Kraft, wenn man sich mehr als 5 Tage pro Kalendermonat, oder mehr als 15 Tage pro Kalenderjahr dienstlich an einem anderen Ort aufhält, der immer wieder derselbe ist.

Nächtigungsgelder

Nächtigungen können mit Rechnung in jeder Höhe abgesetzt werden. Eine Hotelrechnung ist also in jedem Fall steuerlich abschreibbar. Hat man keine Rechnung, so kann ein Pauschalbetrag eingesetzt werden. In Österreich beträgt der Nächtigungssatz 15 Euro, in anderen Ländern ist er meist höher. Auskunft darüber gibt eine Tabelle, welche die amtlichen Sätze aufgelistet hat. Leider sind diese amtlichen Sätze schon seit Jahrzehnten gleich, weshalb die Höhe meist nicht den tatsächlichen Kosten entspricht. Aber immerhin kann auch ohne Rechnung eine Reisekostenabrechnung abgewickelt werden.

Bei Hotelkosten können natürlich auch andere Spesen, wie Telefon oder Frühstück mit abgeschrieben werden.

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung?

Eine Reise kann nun wie folgt abgerechnet werden: Ist man 7 Stunden im Inland unterwegs, so verrechnet man 7/12 des Tagesdiätensatzes und die angefallenen Kilometer oder das Bahnticket.

Auslandsreise

Bei einer Auslandsreise verrechnet man die Reise zum Flughafen mit dem Inland-Diätensatz und ab dem Flug den Ausland-Diätensatz. Je nachdem, wie lange man sich im Ausland befindet, wird hier pro 24 Stunden die Diät hinzugefügt, plus Hotelkosten, plus Spesen wie Telefon, Frühstück, Fahrtkosten mit dem Bus, Taxi und so weiter. Also bei 38 Stunden Auslandsaufenthalt in Belgien wären dies: 1 Mal ein ganzer Tag Diät Belgien, und einmal 14 Stunden Diät Belgien. 14 Stunden gehen über den Maximal-Stundenbetrag von 12 Stunden hinaus, weshalb auch hier ein voller Tagsatz anfällt.

Formulare

Es gibt Formulare, in die man die Reisekosten eintragen kann. Diese Reisekosten-Formulare sind sehr hilfreich, sie geben eine Linie vor und die Reisekosten sind im Nu zusammengestellt.

Diäten und Nächtigungen

Ein weiteres Merkmal ist vielleicht noch wichtig: Reisekosten im Inland (Diäten und Nächtigung) beinhalten Mehrwertsteuer. Die ausländischen Reisekosten sind ohne Mehrwertsteuer zu verrechnen, bei ausländischen Reisekosten bekommt man also nichts zurück.

Es muss noch angefügt werden, dass Reisekosten eine gute Möglichkeit der Abschreibung von Kosten sind, und die Finanz deshalb sehr gerne bei den Reisekosten prüft. Jeder Beleg ist ratsam aufgehoben zu werden, sodass die Argumente nicht ausgehen können, falls es zu Diskussionen kommt.

Bei kleinen Betrieben werden oft kleine Reisen pauschaliert: Zum Beispiel ist es üblich, dass das Auto zu einem gewissen Teil abgesetzt werden kann, aber keine Diäten.

Wie auch immer hier vorgegangen wird, es ist eine Verhandlungssache mit dem Finanzamt. Jedoch sollte man in jedem Fall keine Scheu vor einer Reisekostenabrechnung haben. Es ist vielmehr eine Übungssache, und nach ein paar Anläufen gelingt jede Reisekostenabrechnung wie von selbst.