Arbeitszeitaufzeichnung (auch Stunden- oder Zeitaufzeichnung genannt) ist für alle Arbeitnehmer in Österreich gesetzlich vorgeschrieben. Dabei muss die täglich Arbeitszeit, alle Pausen, sowie der Anfangs- und Endzeitpunkt des Arbeitstages schriftlich dokumentiert werden.

Die Arbeitszeitaufzeichnung: Für das monatliche Gehalt müssen die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen eine gewisse Anzahl von Arbeitsstunden ableisten. Wie viele das genau sind, wurde in ihrem Arbeitsvertrag mit dem Arbeitgeber vereinbart. Damit diese Stundenanzahl auch nachgewiesen werden kann, muss eine Aufzeichnung der Stunden stattfinden. Bei dieser gibt es mehr zu berücksichtigen, als die Arbeitnehmer häufig annehmen. Im Folgenden soll das Wichtigste zu dem Thema Zeiterfassung oder Stundenaufzeichnung erläutert werden.

Die zu erfassenden Zeiten

Die Zeitaufzeichnung zeigt den Beginn und das Ende der Arbeitszeit auf. Die Aufzeichnung muss außerdem Auskunft über drei weitere Zeiten geben. Dabei handelt es sich zum einen um die Wochenarbeitszeit, welche der Arbeitnehmer abgeleistet hat.

Auch die tägliche Ruhezeit muss vermerkt werden. Es handelt es sich dabei um die Pausen, welche der Angestellte einhalten muss. Diese sind immerhin gesetzlich vorgeschrieben. Erfolgt der Nachweis nicht, kann eine Nichteinhaltung unterstellt werden und der Arbeitgeber macht sich strafbar. Neben der täglichen Ruhezeit, muss auch die wöchentliche Ruhezeit erfasst werden.

Sonstige Vorschriften bei der Zeitaufzeichnung/ Stundenaufzeichnung

Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin während der Ersatzruhe, der Feiertagsruhe oder der wöchentlichen Ruhezeit beschäftigt werden, müssen zusätzliche Vorschriften beachtet werden. Denn dann müssen zusätzlich noch der Ort und die Dauer, sowie die Beschäftigung aufgezeichnet werden. Damit soll verhindert werden, dass die Arbeitgeber die geltenden Regelungen einfach umgehen können. Die Ruhepausen müssen immer eingetragen werden. Wichtig sind dabei der genaue Beginn und das genaue Ende der Pausen.

Die Arbeitszeitaufzeichnung bei der Gleitzeit

Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nach dem Gleitzeitprinzip arbeiten darf, dann muss ebenfalls der Beginn und die Dauer festgehalten werden. Bezeichnet wird dies als Durchrechnungszeitraum. Schließlich soll diese Regelung nicht dafür sorgen, dass die Angestellten unbemerkt Überstunden machen. Vielmehr soll das Gleitzeitmodell für mehr Flexibilität sorgen. Den Angestellten wird dadurch ermöglicht, sich die Arbeitszeit freier einzuteilen. Eine saubere Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ist deshalb umso wichtiger.

Die Zeitaufzeichnung bei der fixen Arbeitszeiteinteilung

Wenn die Arbeitszeiteinteilung schriftlich festgehalten und damit fix ist, dann müssen keine weiteren Aufzeichnungen der Arbeitszeiten vorgenommen werden. So lange die Mitarbeiter dieser Einteilung nachkommen, wird eine weitere Erfassung für nicht notwendig gehalten. Das Arbeitsinspektorat kann jedoch verlangen, dass die Stunden nachgewiesen werden. Ebenso ist die Einhaltung entscheidend, für die Auszahlung des Entgeltes.

Die Stundenaufzeichnung durch die Arbeitnehmer

Die Aufzeichnung lässt sich noch in dem Punkt unterscheiden, von wem sie eigentlich durchgeführt wird. Zum einen kann das der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber übernehmen. Die selbstständige Aufzeichnung durch den Arbeitnehmer ist vollkommen legal. Meist wird diese Vorgehensweise mit einem vertrauensvollen Arbeitsverhältnis in Verbindung gebracht. Schließlich verlässt sich der Arbeitgeber darauf, dass die Arbeitnehmer korrekte Angaben machen und kein Stundenmissbrauch zu eigenen Gunsten stattfindet. Diese Form der Aufzeichnung spricht somit meist für die Kultur des Unternehmens.

Arbeitszeitaufzeichnung durch den Arbeitgeber

Natürlich ist auch eine Aufzeichnung der Stunden durch den Arbeitgeber möglich. Tatsächlich ist dies dies jedoch eher selten der Fall. Begründet werden kann dies mit dem Argument, dass ein solches Vorgehen nur bei einem kleinen Unternehmen funktionieren kann. Bei mehr als einer Handvoll Angestellten verliert der Arbeitgeber schnell den Überblick über die geleisteten Stunden seiner Angestellten.

Da dies ohne weiteres nicht möglich ist, wird sich häufig auf eine Art Mittelweg geeinigt. Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin notieren dabei ihre Stundenanzahl selbst und der Arbeitgeber kontrolliert und unterschreibt diese.

Zeiterfassungssystem

Besonders größere Unternehmen greifen meist auf Systeme zur Zeiterfassung zurück. Dabei handelt es sich meist um elektronische Systeme, bei welchen der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin eine Chipkarte „abstempelt“. Dies muss bei dem Betreten des Arbeitsgebäudes und bei dem Verlassen durchgeführt werden. Auch wenn der Mitarbeiter in seine Pause geht, muss er das Zeiterfassungssystem davon informieren.

Die Pausenaufzeichnungen

Die Aufzeichnungen der Pausen führt leider häufiger zu Problemen und ist deshalb häufig ein Thema bei den Sitzungen der Betriebsräte. Normalerweise schließen die Arbeitgeber mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung ab. Darin finden sich auch Regelungen über die Ruhepausen.

Die Regelungen enthalten üblicherweise Angaben über den Beginn und das Ende einer Ruhepause, sowie über den gewährten Zeitraum. Wenn das Unternehmen keinen Betriebsrat hat, sollten die Mitarbeiter den Kontakt zu dem Arbeitgeber suchen. Die Regelungen über die Pausenaufzeichnungen müssen unbedingt schriftlich festgehalten werden.

Die Einsicht in die Zeiterfassung

Wenn der Arbeitgeber die Stunden vermerkt oder die Aufzeichnung durch ein Zeiterfassungssystem erfolgt, ist die Einsicht für die Mitarbeiter interessant. Besonders in den Fällen, in welchen Unklarheiten über die abgeleistete Stundenanzahl aufkommen, sollten die Mitarbeiter von ihrem Einsichtnahmerecht unbedingt Gebrauch machen. Auch das Anfertigen und Aushändigen einer Kopie der Zeitaufzeichnung steht den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen zu. Der Anspruch besteht einmal pro Monat und darf den Mitarbeiter nichts kosten.

Die Sonderbestimmungen bei der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitsverhältnisse können teilweise sehr unterschiedlich ausfallen. Deshalb sind Sonderbestimmungen wichtig. Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin in der Lage ist, den Arbeitsort und die Arbeitszeit weitgehend selbst zu bestimmen, sind die bisher vorgestellten Aufzeichnungsmöglichkeiten nicht mehr anwendbar. Besonders Vertreter und Vertreterinnen, sowie Home-Office-Kräfte sind davon betroffen. Das Unternehmen hat dafür meist eigene Regelungen, die Sonderbestimmungen. Diese müssen von den Mitarbeitern dementsprechend eingehalten werden.

Bei Jugendlichen muss ebenfalls eine Sonderbestimmung angewandt werden. Wenn sie sich in einem Arbeitsverhältnis befinden, muss ein Verzeichnis geführt werden. In diesem werden die Arbeitszeiten vermerkt. Darüber hinaus sind auch der vollständige Name, der aktuelle Wohnort, das vollständige Datum der Geburt, die Art der Beschäftigung, der Eintrittstag in den Betrieb, die angesetzte Entlohnung, die Urlaubsregelungen und die Angaben zu den gesetzlichen Vertretern anzugeben.