Grundsätzlich sind die Kosten einer Dienstreise steuerlich absetzbar. Diese Reisekosten fallen dabei unter den Begriff der Werbungskosten.
Wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers eine Dienstreise antritt und im Zuge dessen Aufwendungen leisten muss, so kann er die entstandenen Kosten steuerlich geltend machen. Das ist jedoch nur möglich, wenn die Kosten nicht in voller Höhe vom Arbeitgebers abgegolten werden.
Das Taggeld (Diäten und Verpflegung), Fahrkosten (beispielsweise Kilometergeld oder Taxikosten), oder Nächtigungskosten können steuerlich abgesetzt werden.
Kilometergeld für private Kraftfahrzeuge oder Fahrzeuge
Es gibt grundsätzlich die Möglichkeit das Kilometergeld als Arbeitnehmer steuerlich abzuschreiben. Hierfür ist es jedoch dringend erforderlich und auch vorgeschrieben, ein sogenanntes Fahrtenbuch zu führen.
Die maximale Kilometeranzahl, die steuerlich geltend gemacht werden kann, beträgt 30.000 Kilometer pro Jahr. In Zahlen ausgedrückt bedeutet dies, dass man jährlich maximal 12.600 Euro (bei einem Kraftfahrzeug, also einem Auto) geltend machen kann bzw. an Kosten erstattet bekommt.
Bei einem Fahrrad beträgt die Obergrenze hier maximal 1.500 Kilometer. Nun stellt sich grundsätzlich noch die Frage, welche Kosten mit dem Kilometergeld abgedeckt werden sollen. Hier gibt es eine ganz klare Antwort. Laut Arbeiterkammer werden mit der Zahlung des Kilometergeldes Kosten für Maut- und Parkgebühren, Service und Reparaturen, Mitgliedsbeiträge in einem Automobil-Klub, die Abnutzung, Steuern, Treibstoff, Vignette und Zusatzausrüstung abgegolten.
Im Nachfolgenden werden einerseits die Kostenerstattung pro gefahrenem Kilometer für die jeweiligen Fahrzeuge angeführt und außerdem das, was in dem Fahrtenbuch alles enthalten sein muss, um Kilometergeld beziehen zu können.
- Bei Personenkraftwägen ist eine Kilometerentschädigung von 0,42 Euro pro Kilometer und ein Aufschlag von 0,05 Euro pro Kilometer und mitbeförderter Person vorgesehen.
- Bei Fahrrädern ist ein Kilometersatz von 0,38 Euro vorgesehen.
- Bei Motorrädern sieht der Gesetzgeber ein Entgelt von 0,24 Euro pro gefahrenen Kilometer vor.
Im Fahrtenbuch sind neben der Abfahrts- und Ankunftszeit der jeweilig betreffenden Fahrt, auch die gefahrene Kilometerleistung festzuhalten. Außerdem müssen das Datum der Fahrt, der Zweck der Reise und der Reiseweg bekanntgegeben werden, ebenso wie das benutze Fahrzeug. Der Zielpunkt der Reise muss außerdem auch festgehalten werden. Das Fahrtenbuch sieht auch eine Unterschrift des Fahrers im Fahrtenbuch selbst vor. Wenn man nicht oft mit dem Auto auf Dienstreise ist, sondern dies eher ein seltener Fall ist, dann ist man nicht dazu gezwungen, ein Fahrtenbuch zu führen, da in einem solchen Fall eine genaue Dokumentation der Reise auch ausreicht.
Unterschiede: Taggeld im Inland und Ausland
Es gibt grundsätzlich Taggeld im Inland und Taggeld im Ausland. In diesem Abschnitt werden beide dieser Varianten genauer definiert und weitere Details dazu angeführt.
Taggeld in Österreich
Die hauptsächliche Abgeltung von Diäten ist mit dem Taggeld vorhergesehen. Dieses beträgt pro begonnener Stunde derzeitig maximal 2,20 Euro, wobei nur ein Maximum von 12 Stunden bezahlt werden. Dies bedeutet mit anderen Worten, dass pro Tag maximal 26,40 Euro (12 x 2,20 Euro = 26,40 Euro) abgegolten werden. Wenn man jedoch ein Mittag- oder Abendessen, also eine Diät, zur Verfügung gestellt bekommt, muss man an diesem Tag einen Betrag von 13,20 Euro von Taggeld abziehen. Bekommt man also täglich ein Mittag- und zusätzlich ein Abendessen, so fallen die 26,40 Euro auf 0 Euro.
Wenn man im Begriff ist, eine Dienstreise anzutreten, bei der weniger als 25 Kilometer zurückgelegt werden, so hat man grundsätzlich keinen Anspruch auf Taggeld. Erst ab dem 26. Kilometer hat man einen Anspruch auf die Auszahlung von Taggeld. Aber auch eine Richtlinie bezüglich der Arbeitszeit ist hier vorgesehen. Diese besagt, dass man ebenso keinen Anspruch auf Taggeld hat, wenn die Dienstreise weniger als drei Stunden Arbeitszeit in Anspruch nimmt.
Eine weitere Bestimmung rund um das Taggeld besagt, dass man für eine Dienstreise, die man einmal pro Woche regelmäßig antritt, ebenso keinen Taggeldanspruch hat. Ebensolches gilt ferner auch für Reisen, die mehrere Tage dauert. Man erhält nur für eine Dienstreise, die fünf aufeinanderfolgende Tage dauert, auch Taggeld zugesprochen bekommt. Für Dienstreisen, die am selben Ort stattfinden, darf im Jahr nur für gesamt 15 Tage Taggeld bezogen werden.
Nächtigungskosten, die tatsächlich und inklusive Frühstück entstehen, sind steuerlich absetzbar, wobei sich Dienstnehmer auch optional für eine Nächtigungspauschale in Höhe von 15 Euro entscheiden. Diese Nächtigung muss jedoch durch eine Bestätigung des Unterkunftsgebers nachgewiesen werden.
Situation im Ausland
Es gibt eine Höchstgrenze für Auslandsreisesätze für Bundesgebiete. Diese Höchstgrenze ist auch gleichzeitig das Maximum der Höhe des Taggeldes, welches ausbezahlt wird. Die jeweiligen Höhen kann man bei der Arbeiterkammer nachlesen. Wenn ein Mittag- und ein Abendessen zur Verfügung gestellt, so kommt es zu einer Verringerung der Taggeld-Höhe. Hier kann de facto nur 1/3 der eigentlichen Höhe verrechnet werden. Wenn nur eine Diät, also entweder ein Mittagessen oder ein Abendessen gestellt, so kann das Taggeld hierbei in voller Höhe bezogen werden.
Der Dienstnehmer kann bei Kosten für die Nächtigung im Ausland darüber entscheiden, ob er die tatsächlichen Nächtigungskosten (inklusive Frühstück) oder den pauschalen Nächtigungssatz, der in der Liste für das Land eingetragen ist, beziehen will. Hier gilt es abzuwägen, was einem in dem individuellen Fall günstiger kommt bzw. mehr Vorteile mit sich bringt.
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